Lähtötilanne: Vanhan intranetin päivittäminen oli monimutkaista ja sen infrastruktuuri oli vanhentunut. Toiveena oli moderni, käyttäjäystävällinen ja tehokas viestintä- ja tiedonhallintaratkaisu.
Ratkaisu: SharePoint Online, joka on osa Microsoft M365 -ympäristöä ja hyödyntää sen toiminnallisuuksia.
Hyödyt: Uusi SharePoint-intranet helpotti tiedon ylläpitoa ja jakamista tehostaen työntekijöiden arkea. Pilvipohjainen ratkaisu vähentää ylläpitotarvetta ja mahdollistaa kustannustehokkaan, tutun Microsoft 365 -työkaluihin integroidun käyttökokemuksen.
A-Katsastus Group on Suomen johtava ajoneuvojen katsastus-, kuljettajantutkinto- sekä rekisteröinti- ja tieliikenteen henkilölupapalveluja tarjoava toimija. Työntekijöitä organisaatiossa on yli 1 000.
Yritys päätti uudistaa intranet-järjestelmänsä vastatakseen paremmin nykypäivän työn vaatimuksiin. Vanhan intranetin rajallisuus oli tullut hidasteeksi organisaation sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan kehitykselle. Tiedon löytäminen ja jakaminen oli kankeaa, ja mobiililaitteiden puutteellinen tuki hankaloitti erityisesti kentällä työskentelevien työntekijöiden arkea.
Intranet-uudistuksen avulla haluttiin ratkaista nämä haasteet ja samalla hyödyntää nykyaikaisia pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka parantaisivat järjestelmän joustavuutta ja skaalautuvuutta
Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka tukisi organisaation toimintaa ja henkilöstön arkea.
Tietoturvallinen ja joustava SharePoint
Kumppaniksi projektiin A-Katsastus valitsi jo tutuksi käyneen Advanian, joka ehdotti alustaksi modernia SharePoint Online -alustaa. SharePoint hyödyntää Microsoft M365 -ympäristön tarjoamia työkaluja ja toiminnallisuuksia ja tuo monia etuja, kuten helppokäyttöisyyden, tietoturvallisuuden ja joustavuuden.
Advanian asiantuntijat keskittyivät suunnitteluvaiheessa erityisesti siihen, että uusi intranet vastaisi käyttäjien todellisia tarpeita eikä sisältäisi turhia räätälöintejä, jotka voisivat lisätä ylläpitokustannuksia. Toteutettu ratkaisu pohjautui pitkälti SharePointin oletustoiminnallisuuksiin, mikä yksinkertaisti järjestelmän ylläpitoa ja varmisti sen pitkäikäisyyden.
“Advania toteutti projektin kokonaisvaltaisesti sisältäen suunnittelun, teknisen toteutuksen ja projektinhallinnan. Lisäksi työntekijöille tarjottiin koulutus uuden järjestelmän käyttöön, jotta siirtymä uuteen ympäristöön sujuisi mahdollisimman saumattomasti”, kertoo A-Katsastuksen markkinointipäällikkö Maria Pyy Nygård.
Uusi SharePoint-intranet helpottaa tiedon jakamista ja löytämistä
Advanian toteuttama intranet-uudistus on tuonut A-Katsastukselle merkittäviä hyötyjä:
-
SharePoint Online -alustan avulla tiedon löytäminen ja jakaminen on nyt helpompaa kuin aiemmin.
-
Mobiililaitteiden tuki mahdollistaa järjestelmän käytön missä ja milloin tahansa.
-
Moderni pilvipohjainen ratkaisu vähentää ylläpitotarvetta ja tarjoaa skaalautuvan perustan tulevaisuuden kehitykselle.
-
Microsoft 365 -ympäristöön integroitu ratkaisu tarjoaa käyttäjille tutut työkalut, mikä parantaa käyttökokemusta ja helpottaa järjestelmän omaksumista.
Tekoäly turvallisesti kaikkien työntekijöiden käyttöön
Advania toimitti A-Katsastukselle myös Microsoft Azure -pohjaisen Private AI Platform -ratkaisun, joka tuo tekoälyn koko organisaation käyttöön. Tavoitteena on tehostaa työntekoa modernin tiedonhaun sekä AI-agenttien avulla. Toimitus sisälsi alustan asennuksen, agenttien määrittelyn, testauksen, dokumentaation ja käyttöönoton tuen.
Private AI Platform hyödyntää Microsoft 365 -ympäristössä olevaa dataa, mutta siihen voi integroida myös muita organisaation käytössä olevia järjestelmiä.
Pyy Nygård on ollut tyytyväinen yhteistyöhön.
”Yhteistyö Advanian kanssa on ollut tähän mennessä sujuvaa ja kysymyksiin sekä parannusehdotuksiin on reagoitu ripeästi, tarjoten vaihtoehtoisia ratkaisutapoja. Yhteistyömme ja intrakokonaisuuden kehittäminen jatkuu tästä eteenpäinkin yhteistuumin kehittäen.”
