Case Lounais-Suomen Jätehuolto – sisäisen viestinnän Seitti

Lounais-Suomen jätehuolto Oy huolehtii kuntien puolesta asukkaiden jätehuollon järjestämisestä ja jäteneuvonnasta. He työllistävät hieman vajaa 100 henkeä. Henkilöstöstä iso osa työskentelee jätekeskuksissa ja lajitteluasemilla. 

Lounais-Suomen Jätehuollon aikaisempi intranet oli toteutettu talon sisällä SharePointin päälle ja omalle palvelimelle. Aika oli ajanut vanhan intran ohi ja tahtotila oli siirtyä pilveen. 

”Ykköstavoitteena meillä oli sisäisen viestinnän parantaminen. Halusimme, että uusi intra olisi yhdistävä tekijä organisaatiossa”, kertoo ICT- ja yleishallinnon esimies Sari Siikjärvi. 

Advania pääsi esittelemään Valoa ja Lounais-Suomen Jätehuolto ihastui Valoon ensiesittelyssä. 

”Erityisesti projektin vetäminen ja kulku oli kuvattu selkeästi ja globaali tekeminen vakuutti. Advanian osaamisen myös huomasi jo alkuesittelyssä”, Sari toteaa. 

Seitti sitoo ja yhdistää 

Uusi intra sai nimekseen Seitti. Nimi kuvastaa hyvin intran keskeisintä tehtävää – henkilöiden ja eri toimipisteiden sitominen toisiinsa. 

”Sisäisen viestinnän onnistuminen on meille hyvin tärkeää. Viestin pitää kulkea toimistolta ihan kauimmaiseen asemaan asti. Jos jokin ohje esimerkiksi lajittelussa muuttuu, ohje pitää saada viestittyä nopeasti jokaiselle asemalle”, Sari kertoo. 

Uusi intra on saanut hyvän vastaanoton. Uutisia ja ohjeistuksia pääsee nyt lukemaan entistä helpommin ja intra avautuu myös toimiston ulkopuolella, puhelimellakin. 

”Palaute käyttäjiltä on ollut hyvää. Onhan tämä melkoinen hyppäys vanhasta intrasta. Aiemmin vanhaan intraan ei saatu yhteyttä kotona. Nyt viimeisimmät uutiset voi lukea vaikka kotisohvalta”, Sari sanoo. 

Seitistä löytyy työpäivän kannalta olennaiset ohjeistukset. Etusivun uutisnostot ja tapahtumakalenteri antavat ajankohtaisen kuvan siitä, mitä organisaation sisällä tapahtuu. 

”Meidän porukka -osio on osoittautunut erityisen suosituksi. Aina kun taloon tulee uusi työntekijä, hänet esitellään Seitissä muulle porukalle”, Sari kertoo. 

Aiemmin vanhaan intraan ei saatu yhteyttä kotona. Nyt viimeisimmät uutiset voi lukea vaikka kotisohvalta. 

Sari nostaa yhdeksi tärkeäksi toiminnallisuudeksi Valon News Alerts -toiminnon. 

”Hälytystoiminto on meille tärkeä toiminnallisuus. Nyt esimerkiksi Korvenmäen jätekeskukseen rakennetaan ekovoimalaitosta. Hälytystoiminnon avulla voimme tiedottaa alueella tehtävistä räjäytyksistä”, Sari kertoo. 

Tiedonkulku on parantunut talon sisällä huomattavasti. 

”Melkein kaikki mitä työpäivään liittyy, löytyy nyt Seitistä. Se koostaa aiemmin hajallaan olleet palikat yhteen paikkaan. Ja omista linkeistä pääsee nopeasti mihin haluaa. ”, Sari toteaa. 

Askel eteenpäin 

Valon käyttöönotto vedettiin tutun kaavan mukaan ja projekti saatiin maaliin aikataulussa. 

”Projekti eteni järjestelmällisesti ja niin kuin oli mainostettu”, Sari toteaa. 

Sarin mukaan seuraavaksi on edessä palvelimella olevien hakemistorakenteen tiedostojen siirtämistä pilveen sekä Teamsin käyttöönottoa, mutta jo nyt Valon myötä sisäinen viestintä on ottanut harppauksen eteenpäin. 

”Ratkaisu on vastannut odotuksia ja tiedonkulku on parantunut talon sisällä huomattavasti”, Sari kertoo.