Digitaalisten työtapojen muutoksen avulla apua hybridityöskentelyyn

Lahden kaupungilla oltiin täysin uuden tilanteen edessä vuoden 2020 alussa, kun organisaatio siirtyi tutusta toimistoympäristöstä kotitoimistolle. Muutos pisti miettimään olemassa olevien ohjelmistojen hyödyntämistä etätyössä ja tuntui, että uuden työskentelymallin kokonaiskuva oli hakusessa. Päivät täyttyivät etäkokouksista ja ne eivät aina olleet kovin hyvin organisoituja. Alkoi kuulua myös puhetta uupumuksesta. Ihmiset tarvitsivat enemmän ohjausta siihen, että millä tavalla eri välineitä otetaan käyttöön.   

Advanialla on pitkä kokemus erilaisista digitalisaatio- ja digityönkehittämishankkeista. Yhteistyötä Lahden kanssa on tehty jo vuodesta 2018, jolloin Lahden kaupunki otti käyttöönsä digitaalisen työympäristön nimeltä Valo Intranet helpottaakseen sisäistä viestintäänsä ja tavoittaakseen viestinnällä myös liikkuvat työntekijät.   

Digitaalisten työvälineiden käyttöönotto 

Jatkona tälle yhteistyölle autoimme Lahden kaupunkia ottamaan digitaaliset työvälineet käyttöön. Digityötapojen kehittämisprojektin aikana tehtiin 3 päätoimenpidettä:   

1. Rakennettiin Lahden kaupungin Teams-pelikirja, joka seuraavassa vaiheessa laajenee ottamaan huomioon Lahden kaupungin kaikki digityön ja kollaboraation välineet.  
   
2. Kirjattiin kaupungin hyviä käytäntöjä ja yhteisiä toimintatapoja sekä dokumentoitiin ne kaikkien avuksi. Mietittiin myös mitä tapahtuu projektin jälkeen.  
3. Aloitettiin digilähettiläiden verkoston rakentaminen. Heidät koulutettiin rooliaan varten tarkoin suunnitellulla koulutusohjelmalla.  

Perinteisesti Lahden kaupungin toimintatapa ja toimintakulttuuri on perustunut läsnäoloon työpaikalla, mutta siihen ei enää ole paluuta. Kaupungilla oli täten oiva tilaisuus miettiä uusi toimintamalli ja ajatustavat kuntoon. Se millä välineillä tai missä paikassa milloinkin työtä tehdään, ei ole niin oleellista kuin se, mitä saadaan aikaan.  

“Advania on ollut meille hyvä kumppani. He ovat tuoneet tähän sen ryhdin, etenemisen mallin ja asiantuntemuksen. Kaikki on tapahtunut sovitusti ja aikataulussa. He ovat myös sparranneet meitä, eivätkä ole päästäneet ihan vähällä. Se on mun mielestä aina hyvä merkki. Ja kuitenkin kaikki on tapahtunut hyvässä hengessä. On ollut mukava meininki ja aina on ollut kiva aloittaa työpaja ja hyvässä yhteistyössä on myös aina päätetty jokainen työpaja”, sanoo  Lahden kaupungin viestintäpäällikkö Anu-Liisa Rönkä.

Projekti oli intensiivinen reilun kolmen kuukauden kehittämispyrähdys Lahden kaupungille.

“Voin kuvitella, että jos oltaisiin yritetty yksin, siinä olisi mennyt monta kertaa se sama aika”, toteaa Anu-Liisa.  

Asiakkaan kuunteleminen on sydämen asia 

“Me Advanialla autamme mielellämme meidän kaikkia asiakkaita siinä, että he eivät toista samoja virheitä, jotka joku toinen on tehnyt aikaisemmin. Kuuntelemme herkästi asiakkaan tilannetta, mitkä heidän tarpeensa ovat, mikä se toimintaympäristö on ja mukautetaan sitä meidän omaa ratkaisua ja saavuttamiskeinoja, jotta päästään mahdollisimman hyvin siihen tavoitteeseen”, kertoo projektissa konsulttina toiminut Jussi Sivonen.  

“Meidän pitää löytää toimiva ja sujuva tapa tehdä työtä hybridiympäristössä. Osa on läsnä ja osa etänä, vaikkapa kotoa. Lahden kaupungilla on nyt hyvät valmiuden tähän.  

Meillä asiakkaan kuunteleminen on sydämen asia. Jokainen työkaveri ymmärtää sen, että asiakas on meille se kaikkein tärkein asia. Vaikka digimuutosaalto iski voimalla kaikkiin yrityksiin ja organisaatioihin, voi silti viedä jopa vuosia, että nykytavasta toimia tulee uusi normaali”, toteaa Jussi.