Keski-Suomen hyvinvointialue sujuvoittaa asiakkaiden ja henkilöstön arkea pilveen rakennetulla potilasohjearkistolla

Alkuvuodesta 2023 käynnistyi valtakunnallinen sote-uudistus, jonka myötä kuntien vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä siirtyi hyvinvointialueille. Uudistus on vaativa, koska se edellyttää ICT-ratkaisuiden ja tietojärjestelmien saumatonta yhteensovittamista sekä päällekkäisyyksien vähentämistä. Keski-Suomen hyvinvointialue modernisoi arkistointia pilvessä toimivalla Sampo-ohjepankilla, joka rakennettiin hyvinvointialueen tarpeisiin yhteistyössä Advanian kanssa.

“Vuoden 2023 alussa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen palvelut siirtyivät kunnalta Keski-Suomen hyvinvointialueen vastuulle. Hyvinvointialueiden tavoitteena on taata yhdenvertainen palvelujen saatavuus kaikkialla Suomessa. Keski-Suomen alueella on 273 000 asukasta, joita varten meillä työskentelee yhteensä 11 500 sosiaali- ja terveysalan sekä pelastustoimen ammattilaista. Soteuudistuksen myötä Advania toimitti meille modernin hoito- ja potilasohjearkiston, joka on kaikkien Keski-Suomen hyvinvointialueen ammattilaisten käytettävissä “, kertoo Keski-Suomen hyvinvointialueen ICT-palvelupäällikkö Sirpa Sundgren.

Ohjeiden arkistointi pilvipalveluna tuo informaation kaikkien saataville

Uuden hoito- ja potilasohjearkiston rakentaminen käynnistyi lokakuussa 2022. Uutta palvelua lähdettiin suunnittelemaan pohjautuen käyttäjäkokemuksiin vanhasta potilasohjearkistosta. Toiveissa oli saada nykyaikaisempi ohjepankki, jota pystyttäisiin hyödyntämään hyvinvointialueella mahdollisimman monipuolisesti.

“Käytimme vanhaa potilasohjearkistoa SharePoint 2018 -alustalla tuen loppumiseen saakka, jolloin meillä heräsi tarve uudelle palvelulle. Lähdimme Advanian kanssa suunnittelemaan nykyaikaista ohjepankkia, joka toimisi ketterästi Microsoft 365 -alustalla. Lopulta saimme käyttöömme Sampo-ohjepankin, johon arkistoimme nykyään kaikki hoito-, potilas- ja asiakasohjeet”, Sundgren kertoo.

Käyttäjäystävällinen pilvipalvelu tukee asiakkaiden ja henkilöstön vuorovaikutusta

Sampo-ohjepankki rakennettiin Advanian ja Keski-Suomen hyvinvointialueen nimittämien projektipäälliköiden johdolla. Palvelu valmistui sovittujen aikataulujen puitteissa, ja vuodenvaihteessa henkilöstö pääsi harjoittelemaan uuden alustan käyttöä. Uusi ohjepankki helpottaa eri sidosryhmien välistä viestintää ja parantaa potilasturvallisuutta.

“Meillä on hyvinvointialueella käytössä Microsoft 365, minkä vuoksi SharePoint-pohjainen ohjepankki istuu kokonaisuuteen mainiosti. Uusi ohjepankki on alkuperäiseen verrattuna huomattavasti laajemmassa käytössä, ja integraation ansiosta saamme hoito-, potilas- ja asiakasohjeet myös asiakkaiden saataville. Uuden ohjepankin ulkoasu on nykyaikainen ja sitä on miellyttävä käyttää”, Sundgren kertoo.

Sairaanhoitaja Sari Rantasen mukaan suurin muutos hyvinvointialueen myötä on yksi yhteinen organisaatio. Kaikilla sosiaali- ja terveysalan sekä pelastustoimen ammattilaisilla on suora pääsy Sampoon ilman erillisiä kirjautumisia, mikä on lisännyt arkiston käyttäjien määrää ja selkeyttänyt viestintää huomattavasti.

“Sampo-ohjejärjestelmässä on hyödynnetty SharePointin pilvipalveluja sekä Power Platformin työnkulkuja. Toteutus tehtiin suoraan Microsoft 365 -ympäristöön, joka on meille ennestään tuttu. Ylläpitäjät ovat erittäin tyytyväisiä siihen, että alustalla voidaan käyttää Word Editor -työkalua. Myös loppukäyttäjälle alusta on helppokäyttöinen, koska ulkoasu ja toiminnot ovat nykyaikaisia ja tiedon hakeminen on vaivatonta."

Luottamuksellinen yhteistyö ja laadukas lopputulos keräävät kiitosta

Keski-Suomen hyvinvointialueella ollaan tyytyväisiä selkeään ja tiiviiseen yhteistyöhön Advanian asiantuntijoiden kanssa. Kiitosta kerää joustava ja avulias palvelu, minkä ansiosta ohjepankki saatiin käyttöön sovitussa aikataulussa. Uudesta järjestelmästä löytyvät kaikki toivotut ominaisuudet käyttäjäystävällisessä muodossa.

“Olemme saaneet hyvinvointialueella erityistä kiitosta Sampo-ohjepankin modernista ulkoasusta ja käytettävyydestä. Se löytyy näppärästi intran yhteydestä, vaikka onkin täysin oma järjestelmänsä. Ohjepankin suunnittelussa otettiin aiemmat käyttäjäkokemukset huomioon. Olemme vuosien aikana keränneet dataa ohjepankin käyttämisestä, mikä on nyt osoittautunut arvokkaaksi, kun uusia prosesseja ja työnkulkuja on suunniteltu. Advanian kanssa on mukava työskennellä – he ovat yhteistyökykyisiä asiantuntijoita, joiden kanssa pystyimme kokeilemaan erilaisia vaihtoehtoja. Voisin ehdottomasti suositella Advaniaa myös muille selkeän yhteistyön ja laadukkaan palvelun ansiosta”, Rantanen kuvailee.