Parempaa sisäistä viestintää M365:n avulla – täysin etänä

Suominen Oyj kohtasi monille toimijoille tutun haasteen, kun maailmaa koetellut koronaviruspandemia puhkesi keväällä 2020 ja useiden työntekijöiden oli siirryttävä etätyöhön. Suomisella on toimintaa yhteensä kolmella eri mantereella ja sen ansiosta etäyhteistyö oli tuttua jo ennen kun etätyöstä tuli uusi, globaali normi. Tästä huolimatta Suomisella koettiin, että koko konsernin yhteistyömahdollisuuksia olisi syytä entisestään parantaa. Advania auttoi Suomista Microsoft M365 -ohjelmistopäivityksien ja on-premise-ympäristöstä pilveen suoritetun migraation läpiviennissä. Koko projekti suunniteltiin ja toteutettiin etänä alusta loppuun.  

Suominen on pyyhintätuotteisiin käytettävien kuitukankaiden maailmanlaajuinen markkinajohtaja. Kankaita valmistetaan rullatavarana pyyhintätuotteisiin ja muihin sovelluksiin. Yhtiön liikevaihto vuonna 2020 oli 458,9 miljoonaa euroa. Koska toimintaa on useammalla eri mantereella, on ensiarvoisen tärkeää, että niin sanottua hiljaista tietoa voidaan jakaa helposti eri toimipisteiden ja työntekijöiden välillä. Näin asiakasta voidaan palvella paremmin ja samalla oppia tuntemaan myös työkavereiden vahvuudet. 

– Kun aloitimme projektin, oli tavoitteenamme parantaa sisäistä viestintäämme toimivalla, modernilla ja helppokäyttöisellä verkkopohjaisella alustalla, kertoo Suomisen viestinnän asiantuntija  Julia Koivulanaho. 

– Advania toteutti meille M365-järjestelmien ja joidenkin sen paranneltujen palveluiden käyttöönoton sekä tukea koko siirtymäprosessin ajan, jatkaa Suomisen tietohallintojohtaja Timo Rautakorpi. 

Asialleen omistautunut tiimi mahdollisti etätoteutuksen ja -koulutuksen 

Vastaavanlaisten suurien projektien suunnittelu ja toteutus on usein vaativaa myös normaalioloissa. Etätoteutus toi prosessiin omat haasteensa. Siitä huolimatta yhteistyö sujui vaivattomasti erityisesti sen ansiosta, että molemmat tahot olivat hyvin sitoutuneita projektiin. Suomisen ICT-toimitusten ja -palveluiden johtaja Nicolas Picchi on vakuuttunut siitä, että juuri tiivis yhteistyö ja Advanian osaava tiimi mahdollistivat projektin onnistumisen. 

– Yksi projektin parhaista puolista on ollut Advanian kanssa tehtävä yhteistyö. Olin vastuussa projektin teknisestä toteutuksesta meidän päässämme ja voin sanoa, että olin todella tyytyväinen heidän osaamiseen. He ovat osoittaneet todellista omistautumista ja halua auttaa meitä niin, että projekti saadaan vietyä läpi, Picchi sanoo. 

– Toteutuksen jälkeen meille tarjottiin myös koulutuspalveluita. Koulutus oli erittäin tärkeää varsinkin nyt, kun työskentelemme etänä, Rautakorpi jatkaa. 

“Tämä on parantanut tietämystämme omista ihmisistämme” 

Projektin tavoitteena oli paitsi parantaa sisäistä viestintää, niin myös tarjota Suomisen työntekijöille tehokkaampi tapa työskennellä ja jakaa tietoa. 

– Olemme jo oppineet paljon siitä, mitä Suomisen muut työntekijät tekevät päivittäin ja millaista tietoa he keskenään vaihtavat. Ymmärrämme nyt paremmin, kuinka tärkeää tämän tiedon jakaminen on heille. Tämä on parantanut tietämystämme omista ihmisistämme, Picchi kiittelee. 

– Olemme saaneet sen, mitä etsimmekin – tuoreen verkkopohjaisen alustan, joka tarjoaa kaikki tarvittavat toiminnot. Sitä on helppo käyttää, se näyttää hyvältä ja työntekijöiden palaute on ollut positiivista, Koivulanaho toteaa.