Pilvitoimisto tehokäyttöön – Valo ja case Vantaa

Vantaan kaupunki etsi modernia intranet-ratkaisua, joka tehostaisi olemassa olevien pilvipalveluiden käyttöä. Alustaksi valittiin Valo Intranet ja uusi intra toteutettiin reippaalla aikataululla. Advania hyppäsi mukaan lokakuussa 2018 ja uusi intranet lanseerattiin tammikuussa 2019. 

Vantaalla oli otettu Office 365 laajasti käyttöön jo aiemmin, joten uuden intranetin piti sopia kaupungin pilvitoimiston kokonaisuuteen. 

– Intra-uudistuksen keskeinen tavoite oli tehostaa pilvitoimiston käyttöä ja rakentaa uusi etusivu jo olemassa oleville pilvipalveluille. Lähdimme etsimään valmista tuotetta, joka toimisi Office 365 -ympäristössä. Kilpailutuksen tuloksena vain muutama vaihtoehto oli tarjolla, toteaa Vantaan kaupungin viestintäsuunnittelija Kirsti Lehtola. 

Valo tuo Office 365 -työkalut selkeästi esille ja pilviympäristö tarjoutuu nyt entistä paremmin kaupungin työntekijöille. 

– Vaikka pilviympäristö on ollut meillä jo pidempään käytössä, niin kaikki eivät olleet vielä löytäneet työvälineitä. Nyt uuden intranetin myötä Office 365 -työkalut tulivat kaikille näkyväksi, Kirsti toteaa. 

Uuden intran rakenne suunniteltiin käyttäjälähtöisesti. Henkilöstölle tärkeät päivittäiset asiat koottiin selkeästi näkyville päänavigaatioon. Käyttäjälle tarjoillaan toimialakohtaisia uutisia käyttäjän AD-tunnuksen perusteella. 

– Valo intra on tuonut kaupungin digitaaliseen ympäristöön juuri sitä, että pystyy jakamaan tietoa ja saamaan tietoa enemmän ja näkemys siitä, mitä kaupungilla tapahtuu, on suurempi, kertoo palveluesimies Hanna Suomalainen. 

Valon hakutoiminto on ihan ylivertainen. Se hakee asioita ja tietoa koko pilviympäristöstä ja nostaa todella hyvin esille oikeat asiat. – Kirsti Lehtola, Vantaan kaupunki 

Uusi intra mahdollistaa enemmän asioita viestinnän näkökulmasta. Sisältöä tuottaa ja päivittää reilu 100 hengen porukka. Viestintäpäällikkö Meri Hämäläisen mukaan muutos on ollut merkittävä. 

– Uusi intranet on aika lailla muuttanut meidän sisäistä viestintää. Nyt uutisten julkaisu on todella paljon helpompaa kuin aikaisemmin. Intrassa tieto on jäsennelty selkeästi ja järkevällä tavalla, Meri kertoo. 

Lehtolan Kirstin mukaan uudistus on saanut valtavan hyvää palautetta. Etenkin helppokäyttöisyyttä on kehuttu. Valon ominaisuuksista Kirsti nostaa kuitenkin yhden ylitse muiden. 

– Valon hakutoiminto on ihan ylivertainen. Se hakee asioita ja tietoa koko pilviympäristöstä ja nostaa todella hyvin esille oikeat asiat, Kirsti toteaa. 

Uusi intra on yksi etappi pitkällä matkalla. Vantaalla on kova tahto siirtyä digiaikaan ja ottaa pilvitoimisto tehokäyttöön. 

– Välineiden tehokäyttö vaatii jatkuvaa työtä ja aktivointia, jotta tietoisuus uusista mahdollisuuksista saadaan leviämään. Kyseessä on iso työkulttuurin muutos ja uudistuminen vaatii myös vanhoista työtavoista luopumista, Kirsti kertoo.