Uusi intra käyttöön osana isoa brändiuudistusta vain kahdessa kuukaudessa

Jyväskylän Energiana vielä vuoteen 2019 asti toiminut Alva koki isoja muutoksia organisaatiossa, kun brändiuudistus vietiin läpi yhdessä uuden intran ja Valo teamwork -käyttöönoton kanssa vain kahdessa kuukaudessa. Miten massiivinen projekti ja tiukka aikataulu pysyi kasassa? 

– Projekti oli siinä mielessä erilainen kuin normaalit Valo Intranetin käyttöönotot, että projektin alkaessa oli päätetty jo uuden intran julkaisupäivä, kertoo hyvin sujuneesta yhteistyöstä Advanian projektipäällikkö Antti Tuomainen. 

Samaan aikaan uusittiin yrityksen verkkosivut, integroitiin SharePoint M-Files -dokumenttienhallintaan sekä koulutettiin talon henkilöstöä tulevien muutosten osalta Advanian toimesta.  

Aikataulu piti. 

– Projekti saatiin asetettuihin tavoitteisiin onnistuneesti tiukasta aikataulusta huolimatta. Onnistumista auttoi jämäkkä projektipäällikkö Alvan puolella, kiittelee Antti. Asiakkaalla oli selvät sävelet ja kykyä viedä iso projekti maaliin. 

Intensiivinen aikataulu piti otteessaan 

Alvan viestintä- ja markkinointipäällikkö Merja Heinonen summaa onnistumisen edellytyksiä: Pysyimme aikataulussa, koska pidimme niistä tiukasti kiinni koko projektin ajan. Meillä oli viikoittaisia tapaamisia Advanian Antin kanssa. Teams-palavereissa kävimme läpi jo tehtyjä asioita, katsoimme tulevaan ja pidimme itsemme koko ajan projektissa tiukasti mukana.  

– Projektiin resursoitu lyhyt aika toimi itsenään moottorina, sillä intensiivinen tekeminen seurasi luonnostaan, kun tiedettiin ettei ole muuta vaihtoehtoa.  

Advanialta projektissa oli mukana projektipäällikön lisäksi vanhempi konsultti Jussi Sivonen. 

– Teamwork otettiin käyttöön ryhmien elinkaaren hallintaan, kertoo Jussi projektin sisällöstä. Teamsin varsinainen käyttöönotto ja jalkauttaminen koko organisaation käyttöön on vuorossa alkuvuodesta 2020. 

– M-Filesin SharePoint-integraatio ei ollut vielä täysin valmis intraa käyttöönotettaessa, joten M-Filesissä olevia tiedostoja ja tiedostoryhmiä linkitettiin manuaalisesti intrasta. Jatkossa nämä tullaan korvaamaan suorilla tiedostonäkymillä M-Filesiin. 

– Uuden intran kouluttamisessa huomiota kiinnitettiin siihen, mitä tietoa tulee tallentaa intraan ja mikä kuuluu M-Filesiin, Sivonen kertaa. 

Einari muuttui Alvariksi yhdessä yössä 

Jyväskylän Energian entinen intra oli nimeltään Einari, kun taas uusi intra ristittiin Alvariksi. Advanian suosittu kouluttaja Jussi Sivonen kertoo, että Alvari-intranetin käyttöönotto oli onnistunut ja saatiin sovitettua yhteen yrityksen nimi- ja brändiuudistuksen kanssa. Asetettu tiukka aikataulu piti. 

– Vuosia jatkunut pitkä yhteistyö Jyväskylän Energian (nykyinen Alva) ja Advanian välillä takasivat onnistuneen projektin ja lopputuloksen, Jussi summaa hymyillen. 

– Onnistumisen takasi realistinen ymmärrys siitä, ettei julkaisupäivänä uusi intra ole tietenkään vielä kokonaan valmis, Alvan viestintä- ja markkinointipäällikkö Merja pohtii.  

Intra ei ole oikeastaan koskaan valmis, vaan se elää koko ajan. Piti ymmärtää, että uusi intra toimii kehyksenä tiedolle ja ja sisällöntuotantotyö on jatkuvaa. 

Työntäyteinen vuosi 

– Tämä oli ensimmäinen minun vetämäni intran käyttöönottoprojekti, Alvan Merja kertoo ja jatkaa: olen tyytyväinen lopputulokseen, vaikka kyllä työn määrä pääsi kuitenkin hiukan yllättämään. 

Merja toimi Alvan päässä projektipäällikkönä. Tiimissä oli mukana lisäksi noin 15 sisällöntuottajaa ja tietohallinto- ja tiedonhallintatiimien edustajaa. 

– Alvan sisällöntuottajat olivat täysillä mukana projektin tärkeimmässä vaiheessa eli sisällöntuotannossa ja heidän panoksensa varmisti loistavan intranetin julkaisemisen ajallaan, pohtii Advanian Jussi. 

– Intran käyttöönotto oli vain yksi osa vuoden 2019 isoista muutoksista, sillä brändimuutoksen lisäksi Jyväskylän Energian sähkönmyynti siirtyi vuoden alussa kokonaan uuteen osakkuusyhtiöön Väreeseen. Töitä on ollut paljon, Merja myöntää.  

– Olen iloinen, että uusi intra on otettu aktiivisesti käyttöön ja vaikuttaa selkeältä ja helppokäyttöiseltä. 
Merja on tyytyväinen projektin kulkuun ja suosittelee Advaniaa kumppaniksi vastaavanlaisiin projekteihin. 

Alvan vastuulla ovat kaikille tärkeät elämän peruspilarit vesi, lämpö ja sähkö Jyväskylän alueella. Alvan visiona on olla kiertotaloutta edistävien vesi- ja energiapalveluiden tulevaisuuden tekijä valtakunnallisesti. 

Kiitämme jämäkästä ja sujuvasta yhteistyöstä!