Microsoft Power Platformin oletusasetukset voivat johtaa siihen, että käyttäjät alkavat kehittää ratkaisuja niin sanotussa "oletusympäristössä". Tämä ympäristö on lähtökohtaisesti suunniteltu henkilökohtaisiin ja pienimuotoisiin tuottavuusratkaisuihin, ei koko organisaation laajuiselle kehitykselle. Tällainen kehityskäytäntö voi kuitenkin johtaa tilanteeseen, jossa tiedot ja sovellukset leviävät hallitsemattomasti eri puolille organisaatiota.
Haasteet olemassa olevien ratkaisujen siirtämisessä
Vaikka voisi kuvitella, että ratkaisut ja tiedot ovat helposti siirrettävissä uuteen, hallitumpaan ympäristöön, todellisuus on usein toisenlainen. Power Platform -sovellusten siirto ei nimittäin automaattisesti sisällä niihin liittyviä tietoja. Dataa on voitu tallentaa sovelluskohtaisesti useisiin eri paikkoihin, kuten SharePoint-listoihin, Excel-tiedostoihin, OneDriveen tai Dataverseen. Tämä tarkoittaa, että jokainen sovellus vaatii erikseen käyttämänsä datan siirron uuteen ympäristöön. Tämä on usein aikaa vievää ja monimutkaista.
Tekoälyagentit ja käyttöoikeushaasteet
Uudemmat Power Platformin käyttöön liittyvät innovaatiot, kuten tekoälyagentit ja Copilot Studio -ominaisuudet, tuovat mukanaan omat haasteensa. Näiden agenttien käyttöoikeudet määräytyvät usein niiden luoneen käyttäjän profiilin mukaan. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa tekoälyagenttia hyödyntämällä pääsee käsiksi tietoihin, joihin käyttäjillä ei tulisi olla oikeuksia. Hallintamallia hyödyntämällä tunnistat nämä riskit ja pystyt toimimaan niiden velvoittamalla tavalla.
Innovaatio ja riskienhallinta kulkevat käsi kädessä
Power Platform on tehnyt sovelluskehityksestä helpompaa ja saavutettavampaa kuin aiemmin. Yhä useammat käyttäjät pystyvät tekoälyn avulla rakentamaan omiin tarpeisiinsa sovelluksia, jotka ratkaisevat ainakin yksinkertaisella tasolla heidän kohtaamiaan ongelmia. Tämä tekoälyn ja low-code-teknologian tuoma valtava potentiaali kannattaa hyödyöntää!
Kuitenkin, jotta tämä potentiaali voidaan hyödyntää turvallisesti ja tehokkaasti, organisaation on tärkeää luoda selkeä ja kattava hallintamalli. Hyvin suunniteltu hallintamalli tekee uusien ratkaisujen kokeilemisesta suoraviivaista ja riskit on paremmin hallittu. Samalla se varmistaa, että sovellusten ja tietojen hallinta pysyy organisaation tietohallinnon kontrollissa.
Millainen on hyvä Power Platform -hallintamalli?
- Luo tasapainon käyttäjän vapauden ja rajoitteiden välille
- Sopii yrityksesi tai organisaatiosi kulttuuriin
- Toistuva hallinnollinen työ on automatisoitu
- Jatkuvasti ajan tasalla oleva tietolähde.
Mitä hyvä hallintamalli oikein implementoituna mahdollistaa?
- Työntekijät voivat innovoida turvallisemmin
- Yrityksesi data pysyy paremmin turvassa
- Prosessit selkeytyvät ja ovat tehokkaampia
- Tietohallinnolla on näkyvyys ja kontrolli palvelukokonaisuuteen.
Miten pääsette alkuun?
Jos tunnistatte omassa organisaatiossanne näitä haasteita, nyt on oikea aika toimia. Hallintamallin luominen ei ole vain tekninen prosessi. Se on myös tapa varmistaa, että organisaatiollanne on selkeät pelisäännöt siitä, miten Power Platformia hyödynnetään ja hallitaan.
Advanian asiantuntijat voivat auttaa sinua käynnistämään prosessin ja luomaan hallintamallin, joka vastaa juuri teidän organisaationne tarpeita.
Kirjoittanut
Juho Kanniainen
