IT-päättäjän pähkinä: miten luoda moderni työympäristö?

Tietohallinnon päättäjä kohtaa usein kiperän tehtävän: järjestä henkilöstöä miellyttävä modernin työn vaatima ympäristö kustannustehokkaasti. Napista painamalla sellaista ei kuitenkaan saa, eivätkä pelkät laitteet riitä.

Ihannetilanteessa uusi työntekijä saa uuden tietokoneen, avaa sen ja pääsee mutkattomasti käsiksi kaikkiin tehtäviensä vaatimiin sovelluksiin ja järjestelmiin. Pohja hyvälle digitaaliselle työpäiväkokemukselle on kunnossa.

”Paljon asioita pitää kuitenkin tapahtua jo ennen kuin uusi henkilö aloittaa työpaikassa. Moderni työympäristö ei synny nappia painamalla, mutta perusta sille syntyy moderneilla järjestelmillä. Ne mahdollistavat esimerkiksi sujuvan ja kustannustehokkaan asennuksen. It-päättäjälle oikeat järjestelmät antavat mahdollisuuden hyvän työpäiväkokemuksen tuottamiseen”, sanoo Advanian modernin työn johtaja Timo Drachman.

Hän korostaa suunnitelmallisuutta ja kokonaisuuden ajattelemista loppukäyttäjän näkökulmasta. Modernissa työympäristössä laitteet ovat vain yksi osa.

”Koko työsuhteen elinkaari on mietittävä paitsi käyttäjäkokemuksen, myös tietoturvan näkökulmasta. Kun käytössä on oikeat identiteetin- ja pääsynhallinnan ratkaisut ja Zero Trust -malli, paranee sekä it-tuen että loppukäyttäjän digitaalinen työpäiväkokemus.”

Hallittu ympäristö tuo kustannussäästöjä

Perinteisesti tietohallinto on joutunut hankkimaan monelta eri taholta paitsi työntekijöiden tietokoneet ja muut laitteet, myös verkkoyhteydet, sovellukset ja intranetin. Toimivan kokonaisuuden rakentaminen on vaatinut tietohallinnolta rutkasti kallista käsityötä. Päällekkäisyydet esimerkiksi lisensseissä tuovat turhia kuluja ja hallinnoitavaa.

Advania huolehtii asiakkaan tietohallinnon puolesta, että henkilöstöllä on oikeat laitteet ja palvelut oikeaan aikaan.

”Toisin kuin perinteisiltä kilpailijoilta, meiltä asiakas saa koko ympäristön, mukaan lukien tietoturvan, verkkoyhteydet, laitevaihdot ja päivitykset. Käymme myös yhdessä asiakkaan kanssa säännöllisesti läpi, miten menee ja mitä tapahtuu seuraavan neljänneksen aikana.”

Advania hoitaa myös nykyaikaiset työkalut sisäiseen viestintään, tiimityöhön ja dokumentinhallintaan, sovelluslisenssien kustannustehokkaan hallinnoinnin ja sovellusten modernisoinnin.

”Tyytyväinen työntekijä näkyy ulospäin, millä on iso merkitys ja arvo tietohallinnolle ja liiketoiminnalle. Mutta juoksemaan et opi ennen kuin opit kävelemään. Siksi pitää alkuun luoda visio ja strategia, mitä halutaan, ja tehdä kunnon suunnitelma, jossa otetaan huomioon kaikki moderniin työympäristöön kuuluvat elementit. Alussa mainitun perustan tulee ensin olla kunnossa. Siitä voidaan lähteä tekemään toimenpiteitä kohti tavoitetilaa.”

Kun laitteet toimivat, lisenssit on hankittu ja sovellukset ovat käytettävissä, on perusta siis kunnossa. On kuitenkin vähintään yhtä tärkeää, että työntekijät pystyvät ja osaavat käyttää työkaluja ja organisaatiolla on selkeä pelikirja toimintatavoista. Henkilöstö tulee saada toimimaan tietyllä tavalla, jotta hyödyt työkaluista saadaan irti. Kollegani Katja Karjalainen kertoo, mitä tämä tarkoittaa käytännössä”, Drachman päättää.

Lue myös: Hyvä pelikirja modernin työn tarpeisiin parantaa tyytyväisyyttä ja tuottavuutta