Hyvin suunnitellut rakenteet parantavat tehokkuutta
Ensimmäinen tapa tehostaa toimintaa liittyy jo järjestelmän määrittelyyn. Samoin kuin asiakkaiden kanssa, määrittelimme itsellemme muutaman perustyyppisen projektipohjan. Niihin sisältyy sekä kansiorakenne että valmiit metatiedot, jotka on upotettu rakenteeseen niin, ettei niitä koskaan tarvitse täyttää käsin. Ensimmäinen on toimitusprojekti, jossa on tietyt vaiheet. Esimerkiksi asianajotoimistoissa näitä malleja on yleensä useampi, oikeudenalasta riippuen. Jokaiselle projektille perustetaan oma toimeksianto projektin alkaessa.
Toisena meillä on tukipalveluprojekti, jonne kirjeenvaihto ja dokumentaatio menee toimitusprojektin päättyessä. Asianajotoimistoissa vastaavuus voisi olla vaikka General Counsel, jatkuvana palveluna toimitettava neuvonta.
Kolmantena mallina on kaikille asiakkaille perustettava asiakkuudenhallintaprojekti, johon tallennetaan kaikki kaupalliset asiakirjat ja kirjeenvaihto. Yhtenäiset projektimallit varmistavat, että tieto tallentuu oikeaan paikkaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti.
Sähköpostien arkistointi tehostaa ja selkeyttää kokonaiskuvaa
Toinen asia, joka suuresti auttaa päivittäisessä työssä, on iManage Workin vakio-ominaisuus tallettaa sähköpostit samoille projekteille kuin dokumentitkin. Koko projektin kirjeenvaihto on omassa kansiossaan samassa paikassa muun projektidokumentaation kanssa riippumatta siitä, lähettikö sen joku omasta väestä vai asiakkaan edustajista. Ensimmäisen viestin jälkeen kaikki viestintä ohjautuu automaattisesti oikeaan paikkaan. Tämä koskee myös tukipalveluprojekteja ja asiakkuudenhallintaa; niidenkin viestintä on helppo löytää myöhemmin, riippumatta siitä kuka oli mukana vastaanottajissa.
Valmis ja turvallinen asiakirjanhallinta vapauttaa lisää aikaa asiakkaille
Kolmas asia mitä meillä erityisesti arvostetaan myös asiakirjahallinnassa on se, ettei meidän tarvitse käyttää resursseja työkalun rakentamiseen tai ylläpitämiseen, vaan voimme kohdistaa kaikki voimamme asiakkaiden palvelemiseen. Vaikka iManage Work on valmistuote, on järjestelmä silti erittäin dynaaminen, ja mahdollistaa juuri sellaisen rakenteen kuin käyttäjä tarvitsee.
Asiakkaat ovat alkaneet vaatia yhä enemmän tietoturvaan ja henkilötietojen suojaan liittyviä panostuksia. Asiakkaat eivät voi enää käyttää sellaisia kumppaneita, jotka eivät voi taata ympäristöjensä turvallisuutta. Murtautuja etsii ja löytää aina heikoimman lenkin, ja kumppanit ovat potentiaalinen kohde siinä missä asiakkaammekin.
Nyt meillä on valmiiksi ISO 27001 -sertifioitu järjestelmä, jota jatkuvasti valvotaan ja testataan toimittajan toimesta, ja se palvelee meitä erinomaisesti. Järjestelmä täyttää tietosuojasertifikaattien lisäksi myös GDPR:n vaatimukset. Pystymme yhä paremmin keskittymään toimintaan asiakkaiden kanssa, kun työkalujen pohja on kunnossa.
Miten siis tehostamme omaa toimintaamme ja parannamme palveluamme? Käyttämällä myös itse parasta mahdollista nimenomaan asiakirjoja ja sähköposteja käsitteleville ammattilaisille tehtyä modernia järjestelmää, jonka tietoturva vastaa myös asiakkaiden korkeita vaatimuksia.
