Microsoft Teamsin tehokas käyttö vaatii muutakin kuin pelkän lisenssin

Microsoft Teams  on  monipuolinen ja hyvä järjestelmä virtuaaliseen tiimi- sekä projektityöskentelyyn, kunhan sen hallinnointi ja käyttötarkoitus on määritelty selkeästi yrityksessä. Monesti ohjelmisto jää alikäytölle ja yrityksissä hyödynnetään Teamsia lähinnä pikaviestintä - tai videopuhelutyökaluna, vaikka kyseinen järjestelmä taipuisi paljon muuhunkin. 

Järjestimme webinaarin aiheella Microsoft Teamsin tehokas käyttö, jossa asiantuntijamme kävivät läpi yleisimpiä ohjelmiston käytössä esiintyviä haasteita sekä jakoivat vinkkejä Teamsin käytön tueksi (pääset lataamaan webinaarin tallenteen täältä). Webinaarin osallistujamäärästä oli helppo päätellä, että aihe on todella ajankohtainen ja kiinnostaa useita – eikä ihme, sillä Teams on saanut hyvän jalansijan monen suomalaisen yrityksen arjen tekemisessä. 

Yleisimmät haasteet Teamsin käytössä  

Tunnistimme kolme yleisintä haastetta, joita Teamsin käytössä usein kohdataan yrityksissä: vanhentuneet työtavat, heikko hallinnointi ja epäselvät käyttötavat. Mikäli yrityksessä otetaan uusi järjestelmä käyttöön ilman, että määritellään sen käyttötapoja ja omistajuutta, ohjelmiston käytöstä saadaan harvoin täyttä hyötyä irti. Ohjelmiston heikko hallinnointi puolestaan näkyy viimeistään siinä vaiheessa, kun Teamsiin perustettavien tiimien määrä räjähtää käsiin. Webinaarin toinen asiantuntija Jussi Sivonen kirjoitti aiheesta laajemmin blogiimme, pääset lukemaan Jussin kirjoituksen täällä. 

Kysyimme webinaarin osallistujilta, miten hyvin heillä on määritelty käyttötavat Teamsin käyttöön. Ainoastaan 12 % satapäisestä osallistujakunnasta vastasi, että käyttötavat on määritelty hyvin ja selkeästi. Jopa 88 % siis koki, että Microsoft Teamsin käyttötapoja ei ole määritelty lainkaan tai ne on määritelty vain osittain. 

Onko yrityksessänne määritelty käyttötapoja Teamsin käyttöön?*

*Microsoft Teamsin tehokas käyttö webinaarin osallistujille järjestetyn kyselyn vastaukset.

Teams-hankinnasta täysi hyöty irti asiantuntijoiden tuella

Microsoft Teams kehittyy jatkuvasti ja uusia toiminnallisuuksia tulee lisää nopealla syötöllä. Mikäli yrityksestä ei löydy sisäisesti Teams-asiantuntijaa, joka pystyy varmistamaan ohjelmiston täysimittaisen hyödyn sisäiseen työhön, suosittelisin harkitsemaan ulkoisen asiantuntijan hyödyntämistä aika ajoin. Teamsiin perehtyneet konsultit pystyvät arvioimaan yrityksen sen hetkisen tilanteen ja miettimään asiakaskohtaisia kehityskohteita sekä tukea ohjelmiston käytössä koko henkilöstöä. Ja mikä tärkeintä; konsultoinnin jälkeen voidaan varmuudella todeta, että lisenssi maksaa itsensä takaisin – eikä toisinpäin.  

Lue lisää Teamsista