Vältä digityön himmelit - Selkeät pelisäännöt helpottavat työkalujen käyttöönottoa

Digitaalinen työympäristö on oikein käytettynä ja järkevästi määriteltynä resursseja säästävä alusta, jonka avulla työn tekeminen keskittyy yhteen paikkaan, tiimityöskentely tehostuu ja eri ohjelmien välillä navigointi helpottuu. Hyvä kokonaisuus ei kuitenkaan synny sattumalta, vaan vaatii suunnitelmallisuutta ja hallintaa. 

Hankittu järjestelmä ei jalkaudu itsekseen 

Monissa yrityksissä digitaaliseen toimintaan liittyvät muutosprosessit eivät useinkaan kuulu yrityksen ydinosaamiseen. Siksi digitaalisuutta ajatellaankin liian kapeasti vain yhden ohjelmiston hankintana, joka tulee ja ratkaisee kaikki yrityksen ongelmat. 

Digihimmelin taustalla on usein tilanne, jossa uusi ohjelmisto on otettu käyttöön ja jää räikeästi alikäytölle, vaikka järjestelmä taipuisi paljon muuhunkin. Vika ei tällöin ole järjestelmässä, vaan uusien toimintatapojen määrittämisessä ja niiden käyttöönotossa. 

Digityöympäristö tarvitsee myös omistajan. Pelkkää IT-helppari ei riitä kokonaisuuden johtamiseen, vaan käyttöönotto ja kehittäminen vaativat keskittymistä ja panoksia. Osaava kumppani valottaa kuitenkin hallinnan salat ja auttaa eteenpäin.  

Vinkit Teamsin tulokselliseen hyödyntämiseen: 

• Kirkasta kaikille käyttäjille, mikä on Microsoft Teamsin rooli organisaatiossa. 
• Mitä työtapoja Teamsiin tuodaan? Mistä luovutaan? 
• Määritä käydäänkö kaikki keskustelu Teamsissa. 
• Office 365 Governance: tunnista IT:n vastuut, tietoturvan ja omistajien seuranta, huomioi elinkaarimalli. 
• Suurin onnistumisen edellytys: kuka ottaa omistajuuden työtapojen muutoksen kehittämisestä organisaatiossa?  

Hyödyt kaikkien saataville - Advania muutoksen tukena 

Uudet työtavat eivät iskostu käyttäjien päähän muutamalla perehdytysvideolla. Muutosjohtamiseen on hyvä saada apua ja ulkopuolista tukea ja tarvittaessa vaikka yksittäisten tiimien tukemista kädestä pitäen.  

Myös Microsoft Teams kehittyy jatkuvasti ja uusia toiminnallisuuksia tulee lisää nopealla tahdilla. Mikäli yrityksestä ei löydy Teams-asiantuntijaa, joka pystyy varmistamaan ohjelmiston täysimittaisen hyödyn sisäiseen työhön, pystyvät Teamsiin perehtyneet ulkopuoliset konsultit arvioimaan yrityksen tilanteen ja miettimään asiakaskohtaisia kehityskohteita sekä tukemaan ohjelmiston käytössä koko henkilöstöä.