Vanha Stream lopettaa, mitä seuraavaksi? Videot tehokäyttöön työyhteisössä

Microsoftin Stream-videopalvelu on poistumassa, ja nyt kannattaa viimeistään pohtia videoiden roolia työyhteisöviestinnässä. Kollegani Maija-Reetta kirjoitti keväällä videoiden jakamisesta ja käytöstä uusissa sijainneissa. Syksyllä Stream-muutos on jälleen etenemässä, ja videoiden siirrosta on tullut entistä ajankohtaisempaa.

Tämänhetkisen aikataulun mukaan käyttäjät eivät enää oletuksena pääse Stream (Classic) -palveluun 15.10.2023 alkaen, ellei päivämäärää pidennetä järjestelmänvalvojan toimesta. Pidentämisestä huolimatta lopullinen eräpäivä klassisille videosisällöille tulee vastaan 15.4.2024, kun Stream Classic lakkaa olemasta. Tämän jälkeen videot sijaitsevat Microsoft 365 -ympäristössä muiden tiedostomuotojen lailla.  

Erillisestä portaalista osaksi muuta sisältöä

Videoiden siirtyminen osaksi muuta Microsoft 365 -sisältöä antaa uuden mahdollisuuden miettiä videosisällön merkitystä organisaation viestinnässä. Microsoftin mukaan klassinen Stream ei koskaan saavuttanut suurta suosiota käyttäjien keskuudessa. Menneinä vuosina videoita on ollut teknisesti haastavaa näyttää ja jakaa, jolloin Streamin kaltaiset videoportaalit olivat kätevä tapa hallinnoida liikkuvaa kuvaa.

Erillinen videoportaali jäi kuitenkin vähälle käytölle, koska se ei tukenut työntekijöiden todellisia tarpeita katsoa videoita muun työskentelyn lomassa. Microsoftin keräämä tieto osoittaakin, että ihmiset käyttivät klassista Streamia lähinnä sisällön säilytyspaikkana: jopa 83 % sivun katseluista tuli suorista linkeistä tai videoupotuksista palvelun ulkopuolelta.

Työntekijät siis katsoivat videoita siellä, missä muutenkin kuluttivat sisältöä – intranetissä, tiimeissä, yhteisöissä tai muissa arkisen työn kanavissa.  

Miten työntekijät teillä katsovat videoita?

Samaan aikaan kun videoiden jakamisesta on tullut helpompaa, on videoformaatista tullut arkipäiväinen viestinnän muoto. Työntekijät ovat tottuneet kuluttamaan visuaalista sisältöä, ja videoiden tai kuvien käytön on todettu lähes tuplaavan sitoutumisen.  

Streamin tekninen uudistuminen antaa hyvän tilaisuuden pohtia, miten ja mistä työntekijät katsovat videosisältöä teidän organisaatiossanne. Näkökulmia ja käyttötapauksia on monia, mutta tässä muutamia havaintoja käytännön asiakastyöstä:

• Intraan saatetaan edelleen kaivata jonkinlaista videoportaalia, josta työntekijät löytävät tietyt videot kootusti yhdeltä sivustolta. Toisaalta jotkut videot istuvat paremmin osaksi muuta saman aihepiirin sisältöä, eikä niitä ole silloin syytä eriyttää – metatiedon, haun ja tekoälyn keinoin voidaan varmistaa, että videot tarvittaessa löytää.
• Tiimien omia videoita voi säilyttää tiimin omassa työtilassa, mutta silloin ulkopuoliset eivät välttämättä näe sisältöjä. Monelle tiimikokoustallenteiden avoin jakaminen klassisessa Streamissa on kuitenkin ollut tärkeää, jolloin läpinäkyvään tiedonkulkuun on keksittävä uusia keinoja. Tähänkin tekoäly saattaa tuoda uudenlaisia ratkaisuja yhteenvetojen ja nostojen muodossa.
• Stream-muutoksen keskellä kannattaa myös pitää mielessä Viva Engage, jossa voi jakaa hetkessä tapahtuvaa videosisältöä. Esimerkiksi somealustoilta tutut lyhytvideot toimivat hyvin myös Viva Engagessa ja tuovat viestintään aitoutta ja henkilökohtaisuutta.  

Mietitkö videoiden vaikuttavuutta organisaatiossasi?  

Ole meihin yhteydessä, jos kaipaat asiantuntijatukea Stream-uudistuksen hyötyjen kartoittamisessa. Konsulttitiimistämme löytyy niin teknistä kuin viestinnällistäkin osaamista. Katsotaan yhdessä, miten videosisällöt voisivat parhaiten palvella teidän organisaationne tavoitteita!