Koneoppivasta chatbotista tehokas apu henkilöstön tiedonhakuun

Advania on suunnitellut ja toteuttanut yhdessä Valmetin kanssa koneoppimista hyödyntävän chatbotin. Intranetissä käytettävän chatbotin tarkoitus on helpottaa tiedonhakua ja samalla myös jäsentää haettua tietoa aiempaa paremmin. Täysin uusi ratkaisu tarkoitti oppimispolkua molemmille osapuolille, ja tiiviillä yhteistyöllä chatbotista saatiin jo nyt henkilöstön työaikaa säästävä toiminnallisuus. 

Valmetilla on laaja ja aktiivisesti käytetty Microsoft-pohjainen intranet. Yrityksen 14 000 työntekijää ympäri maailman ja heidän tietotarpeensa aiheuttavat kuitenkin sen, että intranetissä on todella paljon sisältöä. Tarve muutokselle tunnistettiin, kun erilaiset tiedonhakuun liittyvät haasteet alkoivat nousta henkilöstökyselyissä esiin. Työntekijät olivat pääsääntöisesti hyvin tyytyväisiä intranetiin, mutta tiedon haku ja löydettävyys aiheuttivat harmaita hiuksia. 

Hyppy tuntemattomaan 

Kimmo Miettinen, Valmetin Head of Digital Communications, oli kyselyn tulosten julkistamisen aikoihin seminaarissa, jossa puhuttiin chatbottien käytöstä asiakaspalvelussa. Miettisen päässä syttyi kipinä, että mahtaisiko botti toimia myös intranetissä henkilökunnan apuna. 

Vuonna 2019 tämä kipinä nytkähti eteenpäin, kun Valmet järjesti Advanian kanssa alustavan hackathonin botista. Siinä koeponnistettiin konseptia ja sitä miten botti voisi toimia. 

– Meillä oli valittavissa kaksi vaihtoehtoa. Joko lähdemme kehittämään Sharepointin hakua edelleen, tai sitten lähdemme tekemään jotain ihan uutta, vähän innovatiivisempaa ratkaisua. Päädyimme jälkimmäiseen, Miettinen muistelee. 

Advania (ent. Sinisen Meteoriitin konsultointiliiketoiminta) on Valmetin pitkäaikainen kumppani muun muassa intranetin osalta, ja oli luontevaa, että jo ympäristön valmiiksi tunteva kumppani lähtee bottiakin rakentamaan. Advanian vankka Microsoft-osaaminen vakuutti. 

– Meidän chatbotin nimeksi tuli Charlie the Chatbot, ja sille luotiin sympaattinen hahmo intranetiin. Charlie on vielä nuori, ja oppii koko ajan uutta. Suunnittelussa mietittiin myös sitä, että botilla tiedon hakeminen pitäisi olla myös miellyttävä kokemus, Miettinen hymyilee. 

Koneoppiminen avuksi hakutulosten jäsentämiseen 

Chatbotissa yhdistettiin Sharepoint-haku ja Microsoftin tekoälytoiminnallisuuksia. Bottiin on rakennettu koneoppimista taustalle – joka kerta, kun työntekijät käyttävät bottia, botti oppii paremmaksi ja osaa siten antaa parempia tuloksia. Miettisen tiimissä on myös botin kouluttaja, bottikuiskaaja, joka opettaa botille valmiita kysymys-vastaus -pareja ja seuraa botin saamien arvioiden kehitystä. 

– Hakija pystyy arvostelemaan hakutuloksen, ja sen myötä botti oppii näyttämään relevantimpia hakutuloksia, Miettinen kuvailee. 

– Advanialla oli tosi kova into lähteä toteuttamaan tällaista uutta ratkaisua. Projektin aikana opimme kaikki uutta. Törmäsimme tiettyihin ongelmiinkin, joita sitten yhdessä hyvällä yhteistyöllä ratkottiin. Opimme molemmat matkan varrella uutta tekoälystä ja koneoppimisesta, Miettinen kertoo. 

Ajan ja hermojen säästöä henkilöstölle 

Jossain vaiheessa projektia huomattiin, että botti tuottaa jo parempia hakutuloksia kuin Sharepoint-haku. Silloin oltiin valmiita julkaisemaan botti henkilöstölle. 

– Henkilöstö on ottanut botin hyvin vastaan. Palautteita hakutuloksista on annettu jo hyvin, mutta toki vieläkin enemmän voisi tätä tehdä. Botti oppii jokaisesta annetusta palautteesta, joten meidän pitää olla vielä kärsivällisiä. Vuoden päästä botti antaa jo varmasti loistavia hakutuloksia, Miettinen hymyilee. 

Kehitystyö jatkuu 

Tulevaisuuttakin on jo mietitty. Ajatuksissa on ollut Charlien reviirin laajentaminen esimerkiksi Sharepoint-työtiloihin, Teamsiin ja Valmetin julkisiin verkkosivustoihin. Toinen suunniteltu kehitysvaihe on hakutulosten personointi, jolloin botti voisi henkilön tunnistamalla tarjota vielä henkilökohtaisempia hakutuloksia. 

– Tähän asti kokemukset ovat olleet hyviä. Advanialla oli kova halu tehdä tästä hyvä kokemus meille, ja siinä he onnistuivatkin, Miettinen päättää.