SharePointin datantallennuksen kustannukset kuriin

Moni organisaatio maksaa tälläkin hetkellä täyttä hintaa tallennustilasta, jota kukaan ei käytä. Microsoft 365 -ympäristön tallennustila täyttyy vuosi vuodelta nopeammin, kun päättyneiden projektien työtilat jäävät elämään, dokumenttien vanhat versiot kertyvät huomaamatta ja vuosia sitten hiljentyneet tiimisivustot vievät tilaa siinä missä aktiivisetkin.

Kun lisenssiin kuuluva tila ylittyy, lisätilasta maksetaan noin 0,20 euroa gigatavulta kuukaudessa. Kuulostaa pieneltä, mutta teratavun ylitys tekee jo yli 2 000 euroa vuodessa. Datan määrä ei myöskään pienene itsestään, joten lasku kasvaa kuukausi kuukaudelta, jos mitään ei tehdä. Onneksi Microsoft on viimeisen vuoden aikana tuonut välineet, joilla kustannukset saa kuriin ilman erillisiä lisäohjelmistoja.

Mihin tila oikeasti kuluu?

Ennen kuin säästöistä kannattaa puhua, pitää tietää, mistä kustannus syntyy. Microsoft 365 -hallintakeskuksessa on nykyään tallennustilanäkymä, josta näkee yhdellä silmäyksellä koko organisaation tilankäytön. Kartoituksissa käy usein ilmi, että kolmannes tai jopa puolet tallennustilasta on sisältöä, jota kukaan ei ole avannut yli vuoteen.

Ajatellaan vaikka rakennusalan yritystä, jolla on takanaan satoja päättyneitä työmaita. Jokaisella työmaalla on oma työtilansa piirustuksineen, valokuvineen ja pöytäkirjoineen. Aineistoa ei voi poistaa, koska takuuajat ja vastuukysymykset edellyttävät dokumenttien säilyttämistä vuosia. Tähän asti vaihtoehtoina on ollut joko maksaa täyttä hintaa tai siirtää aineisto erilliseen arkistojärjestelmään, jolloin se katoaa käyttäjien ulottuvilta.

Arkisto: sama sisältö, neljäsosa hinnasta

Microsoft 365 Archive ratkaisee tämän. Harvoin tarvittava sisältö siirretään edullisempaan arkistotilaan, jossa se maksaa noin 0,05 euroa gigatavulta kuukaudessa, siis 75 prosenttia vähemmän kuin aktiivinen lisätila. Maksat vain käytetystä tilasta, eikä käyttäjäkohtaisia lisenssejä tarvita. Jos organisaation kokonaistila pysyy lisenssiin kuuluvan kiintiön sisällä, arkistointi ei maksa mitään.

Käytön kannalta tärkeintä on kuitenkin se, mikä ei muutu. Sisältö pysyy omassa Microsoft 365 -ympäristössä käyttöoikeuksineen kaikkineen, joten kyse ei ole siirrosta ulkoiseen järjestelmään. Palauttaminen on ollut keväästä 2025 lähtien ilmaista, joten arkistointi ei ole yksisuuntainen ovi. Myös säilytysajat, tietoturvaluokitukset ja mahdolliset oikeudelliset selvitykset toimivat arkistoituun sisältöön aivan kuten ennenkin. Juuri velvoitteiden takia vanhaan aineistoon ei ole aiemmin uskallettu koskea. Nyt sen voi siirtää halvempaan tilaan velvoitteita rikkomatta.

Esimerkin rakennusyritys siis arkistoi päättyneet työmaansa. Viiden teratavun aineisto maksaa arkistossa noin 250 euroa kuukaudessa aiemman tuhannen euron sijaan. Vuodessa säästöä kertyy lähes 10 000 euroa, eikä yksikään dokumentti katoa mihinkään.

Heinäkuusta 2026 alkaen myös yksittäiset tiedostot arkistoon

Tähän asti arkistointi on ollut kaikki tai ei mitään -päätös, koska arkistoida on voinut vain kokonaisen työtilan. Käytännössä useimmissa aktiivisissa työtiloissa on kuitenkin rinnakkain sekä päivittäin käytettyä että vuosia koskematonta sisältöä.
Heinäkuussa 2026 tämä muuttuu. Jatkossa arkistoon voi siirtää yksittäisiä tiedostoja ilman että työtila lakkaa toimimasta, ja yksittäisen dokumentin saa takaisin ilman koko arkiston purkamista. Loppuvuodesta Microsoft tuo vielä säännöt, joilla tiedostot siirtyvät arkistoon automaattisesti vaikkapa kahden vuoden käyttämättömyyden jälkeen. Silloin siivous ei ole enää kertaprojekti, vaan itsestään pyörivä prosessi.

Versiohistoria on piilokustannus

Toinen huomaamaton kuluerä on dokumenttien versiohistoria. Jokainen tallennuskerta luo uuden version, ja ahkerasti muokatulla tiedostolla niitä voi olla satoja. Kaikki vievät tilaa. Tavallisessa ympäristössä versiohistorian osuus koko tilankäytöstä voi nousta kymmeniin prosentteihin. SharePointin uudet versiointiasetukset karsivat vanhoja versioita automaattisesti ja järkevästi: tuoreet muutokset säilyvät tiheästi, vanhemmista jää talteen harvempi otos. Käyttäjä ei huomaa muutosta mitenkään.

Mistä liikkeelle?

Suosittelen etenemään kolmessa vaiheessa.

1. Kartoitus: Selvitä, mihin tallennustila kuluu, paljonko siitä on passiivista ja mikä on nykyinen ja ennustettu vuosikustannus. Näin talousjohto saa päätöksen pohjaksi konkreettisen luvun.

2. Ensimmäiset arkistoinnit: Aloita selkeimmistä tapauksista, kuten päättyneiden projektien työtiloista. Samalla kannattaa sopia, miten mahdolliset palautuspyynnöt hoidetaan.

3. Pysyvät pelisäännöt: Kestävä säästö ei synny kertasiivouksesta vaan siitä, että työtiloille määritellään elinkaari: milloin ne perustetaan, kuka niistä vastaa ja milloin ne siirtyvät arkistoon. Sama malli parantaa sivussa myös hakutulosten laatua ja pienentää tietoturvariskiä.

Tallennuskustannus on harvoin syy käynnistää tiedonhallinnan kehityshanke, mutta se on usein helpoin euromäärä, jolla hankkeen arvon voi perustella. Kun passiivinen data maksaa neljäsosan entisestä ja siivous pyörii automaattisesti, säästö näkyy suoraan kuukausilaskulla.