Kun intranet oikeasti tukee työpäivää – tekoäly muuttaa arjen tiedonhallintaa

Datamäärän lisääntyessä kaksi merkittävää kehitystä on alkanut helpottaa tietotyön arkea. Ensimmäinen kehitysaskel on Microsoftin laajentunut tekoälytarjonta, joka kattaa muun muassa

• Copilotin

• Document Processing -toiminnot (aiemmin Syntex)

• Microsoft Graphin tekoälyominaisuudet

• Purview’n tiedonluokittelun sekä

• Teamsin ja Outlookin älykkäät työkalut.

Toinen merkittävä muutos on Advanian Fresh Intranet -ratkaisu, joka hyödyntää ja laajentaa näitä teknologioita.

FreshMindin ominaisuudet, kuten

• keskusteleva haku

• älykkäät sisällöntuotannon avustajat

• parannetut dokumentti- ja hakunäkymät sekä

• työkalut sisältöjen elinkaaren hallintaan

ovat jo todellisuutta monessa suomalaisessa organisaatiossa.

Näiden kehitysten keskiössä on yksi perusajatus: tekoäly ei toimi hyvin, ellei se ymmärrä sisältöä. Microsoftin Document Processing valmistaa dokumenttien tietosisällön Copilotin tulkittavaksi, kun taas Fresh Intranet rakentaa tämän ympärille käyttäjäystävällisen kokemuksen. Copilot-agentit tuovat sisäisen asiantuntijuuden käyttäjien saataville tekoälyn kautta, mikä parantaa tiedon saavutettavuutta ja arjen sujuvuutta.

Sisällöntuotannosta luonteva osa arkea

Intranet-sisällön tuottamisen ei tarvitse olla aikaa vievää “välityötä”. Älykkäät työkalut, kuten Copilot ja FreshMind, nostavat sisällöntuotannon täysin uudelle tasolle. Tämä näkyy työn sujuvuudessa, sisällön laadussa ja julkaisunopeudessa. Copilotin ja FreshMindin kilpailuetu piilee niiden kyvyssä hyödyntää organisaation omaa tietoa turvallisesti ja tehokkaasti.

Copilot esimerkiksi muuntaa eri lähteistä tulevan raakasisällön nopeasti selkeiksi, visuaalisiksi intranet-sivuiksi. Preview-versiossa oleva tekoälyavusteinen sivujen luonti automatisoi otsikoiden, sisältönostojen, runkojen ja kuvaehdotusten luomisen. Käyttäjän tehtäväksi jää vain lopputuloksen hyväksyminen ja hienosäätö. Vaikka ominaisuus on vielä kehittyvä, sen potentiaali näkyy jo nyt.

Kun sisältöä on paljon, Copilot toimii myös sisällön laatijana ja editorina. Se tiivistää pitkiä tekstejä, selkeyttää kieltä, yhtenäistää sävyä ja auttaa kohdentamaan viestejä eri yleisöille. Tämä vähentää sisällöntuottajien työtaakkaa merkittävästi.

Freshin tekoäly tarjoaa vastaavia toimintoja myös ilman Copilot-lisenssiä, mikä tekee älykkäästä sisällöntuotannosta saavutettavaa monenlaisissa organisaatioissa.

Tieto löytyy helpommin – dokumenttien ja sisäisen tiedon hallinta

Yksi arkea eniten hankaloittavista asioista on, ettei dokumenttien nimet usein kerro niiden sisällöstä. Tämä johtaa siihen, että esimerkiksi sopimuksia, ohjeita ja muistioita availlaan yksi toisensa jälkeen oikean tiedon löytämiseksi. Microsoftin Document Processing ratkaisee tämän ongelman lukemalla dokumenttien sisällön automaattisesti ja nostamalla esiin olennaiset tiedot. Näin esimerkiksi PDF-dokumenttien tiedot voidaan lajitella ja hakea entistä paremmin.

SharePointin tekoälyagentit voivat toimia asiantuntijoina organisaation sisällä. Agentit vastaavat kysymyksiin vain käyttäjän oikeuksien rajoissa, mikä tekee tiedonhausta turvallista ja tehokasta. Esimerkiksi HR-käytännöt, projektimetodiikat ja turvallisuusohjeet voidaan yhdistää yhdeksi keskitetysti hallituksi tietopalveluksi. Tekoälyagentit voidaan ottaa käyttöön myös joustavasti pay-as-you-go-mallilla, ilman, että organisaation tarvitsee investoida Copilot-lisensseihin kaikille käyttäjille.

Microsoftin uusi Knowledge Agent -ominaisuus kokoaa monia toimintoja yhden napin taakse. Sisällöntuottajat voivat luokitella dokumentteja, korjata rikkinäisiä linkkejä ja luoda kysymys-vastaus-tyyppistä sisältöä. Loppukäyttäjille tämä tarkoittaa mahdollisuutta saada tiivistelmiä, ääneen luettuja katsauksia tai vertailuja yhdellä klikkauksella.

Hakukokemus, joka vastaa työntekijöiden tarpeisiin

FreshMindin keskusteleva haku ja Microsoft Copilot tarjoavat täysin uudenlaisen tavan hakea ja käyttää tietoa. Riittää, että käyttäjä kirjoittaa kysymyksen omin sanoin, ja tekoäly löytää oikean dokumentin, tiivistää sen sisällön muutamaan lauseeseen ja nostaa esiin olennaisen tiedon.

Kun Microsoft Search ja Fresh Intranetin haku yhdistetään Copilot Connectors -laajennuksiin, tiedonhaku ulottuu myös muihin järjestelmiin, kuten asiakkuudenhallinta- ja henkilöstöhallintojärjestelmiin. Käyttäjä voi esimerkiksi kysyä: “Missä mennään projektin X budjetin ja riskien kanssa?” ja saada vastauksen ilman, että hänen tarvitsee avata useita sovelluksia. Tämä vähentää järjestelmähyppelyä ja säästää aikaa.

Governance varmistaa tekoälyn toimivuuden

Tekoäly toimii sitä paremmin, mitä laadukkaampaa ja hallitumpaa sen käsittelemä tieto on. Freshin hallintatyökalut, Microsoft Purview ja SharePoint Advanced Management (SAM) varmistavat, että intranetin sisältö pysyy eheänä, turvallisena ja helposti löydettävänä. Esimerkiksi sopimusten hallinnassa Document Processing tunnistaa automaattisesti sopimusnumerot, osapuolet ja voimassaoloajat.

Kun sisältö on hallittua, myös tekoälyn vastaukset ovat tarkkoja ja luotettavia.

Tulevaisuudessa tekoälyagentit voivat jopa automatisoida jatkotoimia, kuten lähettää muistutuksia tai käynnistää hyväksymisprosesseja. Näin sisällönhallinta, haku ja automaatio muodostavat saumattoman, älykkään prosessin.

Muutosta arjen pienin askelin

Paras tapa ottaa tekoäly käyttöön on tehdä se vaiheittain, luonnollisena osana arjen työprosesseja. Copilotin voi ottaa käyttöön tutuimmissa tehtävissä, jolloin hyödyt tulevat nopeasti näkyviksi. Tämän jälkeen Document Processing -toiminnallisuudet voidaan ottaa käyttöön valituissa kirjastoissa, ja Freshin sisältötyökalut sekä keskusteleva haku tuoda osaksi päivittäistä työskentelyä.

Kun tekoälyratkaisut yhdistetään sujuvasti arkeen, intranetistä tulee muutakin kuin tiedon säilytyspaikka – siitä tulee älykäs ja tehokas työväline, joka auttaa työntekijöitä onnistumaan joka päivä.

Susanna Koistinen ja Jari Kopakkala