SharePoint uudistuu isosti vuonna 2026 – mitä intranetin ylläpitäjän ja tietohallinnon on hyvä tietää?

Uusi SharePoint-kokemus on nyt kaikilla

SharePoint täytti vuoden 2026 keväällä 25 vuotta, ja Microsoft juhlisti merkkipaalua julkaisemalla kokonaan uudistetun SharePoint-kokemuksen. Uudistus lähti liikkeelle maaliskuussa esikatseluna ja laajeni kesäkuun puolivälistä alkaen kaikkiin ympäristöihin. Heinäkuun 2026 aikana uusi kokemus on ollut käytössä käytännössä jokaisessa organisaatiossa, eikä siitä voi enää kieltäytyä tenant- tai käyttäjätasolla.

Näkyvin muutos on uusi sovelluspalkki, joka jäsentää SharePointin kolmen ydintehtävän ympärille:

• Discover korvaa vanhan SharePointin aloitussivun. Se on henkilökohtainen näkymä, joka nostaa esiin käyttäjälle olennaiset sivustot, uutiset ja dokumentit.

• Publish kokoaa sivujen, uutisten ja viestintäkampanjoiden julkaisemisen yhteen paikkaan. Samaan näkymään yhdistyy vaiheittain myös Viva Amplifyn kohdennettu viestintä.

• Build on tekijöiden koti: sivustot, listat, kirjastot ja tekoälyagentit luodaan ja hallitaan jatkossa täältä.

Sisältö, sivustot ja oikeudet eivät muutu mihinkään. Kyse on navigaation ja käyttökokemuksen uudistuksesta, mutta arjessa se näkyy heti: tutut asiat löytyvät uusista paikoista, ja esimerkiksi seuratut sivustot ja myöhemmin luettavaksi tallennetut sisällöt yhdistyivät yhdeksi Suosikit-toiminnoksi.

Knowledge Agentista tuli AI in SharePoint

Syksyllä 2025 esikatseluun tullut Knowledge Agent sai keväällä uuden nimen ja selvästi laajemmat kyvyt. AI in SharePoint ei ole enää erillinen agentti, vaan alustaan sisäänrakennettu tekoälykerros, joka kulkee mukana kaikkialla SharePointissa kelluvan toimintopainikkeen kautta.

Sisällöntuottajalle tämä tarkoittaa, että sivun, uutisen tai vaikka kokonaisen sivustorakenteen voi kuvata omin sanoin, ja SharePoint ehdottaa suunnitelman, kysyy tarkennuksia ja rakentaa lopputuloksen. Työskentely muistuttaa keskustelua työkaverin kanssa: ensin sovitaan mitä tehdään, sitten hiotaan yhdessä. Sama toimintamalli kattaa sivujen lisäksi listat ja kirjastot, joten esimerkiksi sopimusrekisterin tai perehdytyskokonaisuuden pystyttäminen ei enää vaadi syvää SharePoint-osaamista.

Ylläpidon näkökulmasta kiinnostavimmat kyvyt liittyvät sisällön laatuun. Tekoäly täyttää metatietoja automaattisesti, ehdottaa vanhentuneiden sivujen päivityksiä, korjaa rikkinäisiä linkkejä ja rakentaa kirjastoihin näkymiä, jotka lajittelevat sisällön käyttäjälle merkitykselliseksi. Loppukäyttäjä puolestaan saa tiivistelmiä, vertailuja ja vastauksia suoraan sivuston sisällöstä, aina omien käyttöoikeuksiensa rajoissa.

Merkittävä käytännön muutos tuli kesäkuussa: AI in SharePoint muuttui opt-in-esikatselusta opt-out-malliin. Toiminnot tulevat siis automaattisesti käyttöön kaikille Microsoft 365 Copilot -lisensoiduille käyttäjille, ellei organisaatio erikseen rajaa niitä pois.

Mitä intranetin pääkäyttäjän kannattaa tehdä nyt?

Intranetin omistajille ja pääkäyttäjille kevään muutokset ovat ennen kaikkea viestintä- ja prosessikysymys. Muutama asia kannattaa hoitaa kuntoon heti:

• Päivitä ohjeet ja koulutusmateriaalit. Kaikki kuvakaappaukset ja navigointipolut, joissa näkyy vanha sovelluspalkki tai aloitussivu, ovat nyt vanhentuneita. Lyhyt "mikä muuttui ja missä asiat nyt ovat" -ohje vähentää tukipyyntöjä merkittävästi.

• Käy julkaisuprosessi läpi Publish-näkymän kautta. Kun sivut, uutiset ja kampanjat hallitaan yhdestä paikasta ja analytiikka on samassa näkymässä, on hyvä hetki kirkastaa, kuka julkaisee virallisia uutisia, mitkä sivustot ovat viestintäkanavia ja miten sisältöjen tuoreudesta huolehditaan.

• Sovi tekoälyn pelisäännöistä sisällöntuotannossa. Tekoälyavusteinen sivujen luonti nopeuttaa työtä huomattavasti, mutta lopputuloksen tarkistaminen ja viimeistely on edelleen ihmisen vastuulla. Selkeä toimintamalli siitä, mitä tekoälyllä tuotetaan ja kuka hyväksyy julkaisut, pitää laadun tasaisena.

• Hyödynnä sisällön elinkaarityökalut. SharePoint ehdottaa jatkossa itse esimerkiksi vähän käytettyjen sivujen arkistointia. Kannattaa ottaa nämä suositukset osaksi säännöllistä ylläpitorutiinia sen sijaan, että siivous tehdään kerran vuodessa (tai harvemmin) urakalla.

Mitä tietohallinnon on hyvä ymmärtää?

Tietohallinnolle kevään ja kesän muutokset kiteytyvät kolmeen teemaan: hallittavuuteen, tekoälyn käyttöönoton ehtoihin ja sisällön kuntoon.

Tekoälyn saatavuutta hallitaan, ei estetä. AI in SharePoint kuuluu Microsoft 365 Copilot -lisenssiin ilman lisäkustannusta, ja sen saatavuutta voi rajata tenant- tai sivustotasolla PowerShellillä. Sivuston omistajat voivat lisäksi hallita oman sivustonsa AI-asetuksia. Arkaluonteisen sisällön sivustoilla Restricted Content Discovery -asetus toimii edelleen: kun se on päällä, tekoälytoiminnot eivät näy sivustolla lainkaan.

Tekoälymallin toimittaja on nyt myös hallinnollinen päätös. AI in SharePointin edistyneet toiminnot hyödyntävät esikatseluvaiheessa Anthropicin mallia. Tämä tarkoittaa, että osassa ympäristöjä Anthropic on hyväksyttävä alihankkijaksi (Subprocessor) Microsoft 365 -palveluille hallintakeskuksessa. Tämä on syytä käsitellä tietosuojan ja hankinnan kanssa yhdessä, ei pelkkänä teknisenä ruksina.

Vanhat toiminnot poistuvat aikataulussa. SharePointin perinteiset sähköposti-ilmoitukset (Alerts) poistuivat heinäkuussa 2026, ja korvaava ratkaisu on Power Automate. Jos organisaatiossa on ilmoituksiin nojaavia prosesseja, siirtymä kannattaa tehdä hallitusti eikä vasta, kun ilmoitukset lakkaavat tulemasta.

Ylläpito saa oman tekoälyapurinsa. SharePointin hallintakeskukseen tuotu Admin Agent auttaa tunnistamaan ylijaettua sisältöä, omistajattomia ja passiivisia sivustoja sekä antaa suosituksia ympäristön terveyden parantamiseksi. Yhdessä SharePoint Advanced Managementin ja Purview'n kanssa se muodostaa kokonaisuuden, jolla tekoälyaikakauden suurin riski, huonosti hallitut käyttöoikeudet, saadaan näkyväksi ja korjattavaksi.

Tietoturva ratkaisee, kuinka pitkälle tekoälyllä pääsee

Kaikki edellä kuvattu nojaa yhteen perusasiaan: tekoäly on täsmälleen niin hyvä ja turvallinen kuin sisältö ja oikeudet, joiden päällä se toimii. SharePoint on Copilotin tärkein tietolähde koko Microsoft 365 -ympäristössä, joten intranetin ja dokumentinhallinnan governance ei ole enää vain järjestyskysymys, vaan suoraan tekoälyn laatu- ja tietoturvakysymys.

Käytännössä tämä tarkoittaa tuttuja asioita uudella painoarvolla: käyttöoikeuksien säännöllistä katselmointia, ylijakamisen tunnistamista ennen tekoälyn laajaa käyttöönottoa, tiedon luokittelua Purview'lla sekä selkeää omistajuutta jokaiselle sivustolle ja keskeiselle sisällölle. Organisaatiot, jotka laittavat nämä kuntoon nyt, saavat syksyn uutuudet käyttöön turvallisesti ja ilman jarruttelua.

Vaiheittainen käyttöönotto: kolme askelta syksyyn 2026

Uudistusten määrä voi tuntua isolta, mutta kaikkea ei tarvitse eikä kannata ottaa käyttöön kerralla. Kiireisessä organisaatiossa toimivin nyrkkisääntö on yksi uusi asia kuukaudessa: jokainen vaihe tuo näkyvän hyödyn ennen kuin seuraava aloitetaan, ja viestintä hoidetaan olemassa olevissa kanavissa erillisten koulutuspäivien sijaan.

Vaihe 1 – perusta kuntoon ja nopeat voitot alkusyksystä

Aloita asioista, jotka eivät vaadi keneltäkään uuden opettelua. Julkaise lyhyt "mikä muuttui SharePointissa" -ohje intranetissä, päivitä keskeisimmät kuvakaappaukset ja tarkista, että vanhoihin sähköposti-ilmoituksiin nojaavat prosessit on siirretty Power Automateen. Tietohallinto ajaa samalla Admin Agentin avulla katsauksen ylijaettuun sisältöön ja omistajattomiin sivustoihin. Tässä vaiheessa poimitaan myös helpoimmat hedelmät, joista lisää alempana.

Vaihe 2 – pilotti pienellä joukolla kokemusten keräämiseksi

Valitse yksi tai kaksi aktiivista sivustoa ja 5–10 hengen pilottiryhmä, jossa on mukana viestinnän ja liiketoiminnan sisällöntuottajia. Ryhmä kokeilee tekoälyavusteista sivujen luontia, metatietojen automaattitäyttöä ja tiivistelmiä oikeassa arjen työssä. Tunnin aloitustyöpaja ja kevyt palautekanava riittävät, sillä tavoitteena ei ole täydellisyys vaan oppi siitä, mikä toimii juuri teidän sisällöissänne ja mitkä pelisäännöt tarvitaan.

Vaihe 3 – laajennus ja vakiinnuttaminen loppuvuoteen mennessä

Pilotin oppien pohjalta tekoälytoiminnot avataan laajemmin, sisällöntuottajat koulutetaan lyhyinä täsmäannoksina ja uudet työtavat kirjataan osaksi intranetin hallintamallia. Loppuvuodesta on hyvä hetki myös katselmoida, mitkä pilotissa hyviksi todetut käytännöt otetaan pysyviksi ja mitkä toiminnot rajataan tietoisesti pois esimerkiksi arkaluonteisilta sivustoilta.

Näin etenemällä käyttöönotto ei kilpaile arjen töiden kanssa, ja jokaisessa vaiheessa syntyy jotain, mistä voi viestiä onnistumisena eteenpäin.

Matalimmalla roikkuvat hedelmät kannattaa poimia heti

Osa uusista ominaisuuksista tuottaa hyötyä käytännössä ilman koulutusta tai muutosprojektia. Näistä kannattaa aloittaa:

• Metatietojen automaattitäyttö yhdessä kirjastossa. Valitse aktiivinen kirjasto, esimerkiksi sopimukset tai ohjeet, ja anna tekoälyn tunnistaa ja täyttää keskeiset metatiedot. Haku ja lajittelu paranevat heti, eikä kenenkään työtapa muutu.

• Rikkinäisten linkkien ja vanhentuneiden sivujen korjaus. Tekoälyn ehdotukset intranetin keskeisimmillä sivuilla ovat nopein tapa nostaa sisällön laatua ja samalla Copilotin vastausten osuvuutta.

• Uutisluonnos valmiista materiaalista. Viestintä voi tuottaa uutissivun luonnoksen tiedotteen tai muistion pohjalta tekoälyllä ja käyttää säästyneen ajan viimeistelyyn. Tämä on tyypillisesti se kokeilu, joka vakuuttaa epäilijätkin.

• Tiivistelmät ja kysy sisällöltä -toiminnot loppukäyttäjille. Nämä eivät vaadi käyttäjiltä mitään uutta opeteltavaa, mutta säästävät aikaa heti esimerkiksi pitkien ohjeiden ja pöytäkirjojen kanssa.

• Admin Agentin ylijakoraportti tietohallinnolle. Yksi ajo antaa konkreettisen tilannekuvan ja priorisointilistan ennen tekoälyn laajempaa avaamista.

Sisällöntuottajien valmiudet ratkaisevat jalkautuksen

Tekniikka tulee tenanttiin Microsoftin aikataululla, mutta hyöty syntyy vasta sisällöntuottajien käsissä. Kokemuksemme mukaan neljä valmiutta kannattaa viedä heille suunnitelmallisesti:

• Omin sanoin ohjaaminen: Tekoälylle kuvataan tavoite, kohderyhmä ja sävy, ei teknisiä komentoja. Tämä on opittavissa parissa harjoituksessa, kunhan käytetään organisaation omia, oikeita esimerkkejä keksittyjen sijaan.

• Tarkistusvastuu: Tekoäly tuottaa luonnoksen, ihminen julkaisee. Sisällöntuottajan on hyvä osata tunnistaa, milloin teksti kaipaa faktatarkistusta, sävyn säätöä tai organisaation termistön korjaamista.

• Metatietojen ja rakenteen merkitys: Kun sisällöntuottaja ymmärtää, että hyvin nimetty ja luokiteltu sisältö näkyy suoraan Copilotin vastausten laadussa, metatiedoista tulee motivoiva asia eikä pakollinen paha.

• Elinkaariajattelu: Jokaisella sivulla on omistaja ja parasta ennen -päiväys. Tekoälyn ehdotukset arkistoinnista ja päivityksistä tekevät tästä helppoa, kunhan joku on sovitusti vastuussa reagoimisesta.

Jalkautuksen muoto on tärkeämpi kuin sen määrä. Puolen päivän koulutuksen sijaan toimivat 30–60 minuutin täsmäsessiot teemoittain, lyhyet demovideot intranetissä sekä pilottiryhmästä kasvatettu lähettiläsverkosto, jolta kollegat voivat kysyä matalalla kynnyksellä. Hyvä käytäntö on myös varata jokaisesta viestinnän tai pääkäyttäjien kuukausipalaverista 15 minuuttia yhdelle uudelle ominaisuudelle: vuoden mittaan siitä kertyy kattava koulutusohjelma ilman, että kukaan huomaa istuneensa kurssilla.

Mitä loppuvuosi 2026 tuo tullessaan?

Kehityksen suunta on selvä: SharePoint muuttuu tiedon säilytyspaikasta tekoälyn tietopohjaksi ja aktiiviseksi työvälineeksi. Loppuvuonna odotettavissa on ainakin kolme merkittävää askelta. AI in SharePoint etenee esikatselusta kohti yleistä saatavuutta, Viva Amplifyn julkaisutoiminnot integroituvat täysimääräisesti Publish-näkymään, ja organisaatiot pääsevät määrittelemään omia AI-taitoja (custom skills), joilla tekoäly saadaan noudattamaan organisaation omia rakenteita, termistöä ja hallintamalleja jo sisältöä luodessaan.

Juuri viimeinen kohta on intranetin kannalta kiinnostavin. Kun organisaation oma governance-malli voidaan opettaa suoraan SharePointin tekoälylle, hallintamallista tulee dokumentin sijaan aktiivinen suojakaide, joka ohjaa jokaista uutta sivustoa ja sisältöä oikeaan suuntaan.

Muutos on iso, mutta sen ei tarvitse olla vaikea. Kun perusta on kunnossa, käyttöönotto etenee vaiheittain ja sisällöntuottajilla on tarvittavat valmiudet, syksyn uutuudet ovat mahdollisuus eivätkä kuorma.