Case L&T: Valo Modern ja matka kohti viimeistä intraa

Kenttätyöntekijät tai etätyöntekijät eivät usein pysty kirjautumaan sisään yrityksensä portaaliin, mikä saattaa johtaa epäoikeudenmukaisuuden tunteeseen yrityksen sisällä. Tämä on yksi niistä syistä, joiden vuoksi suomalainen, useita kenttätyöntekijöitä työllistävä Lassila & Tikanoja (L&T) päätti alkaa etsimään uudenlaista intranet-ratkaisua. He kuulivat modernista SharePointista, joka mahdollistaa helpon mobiiliyhteyden, ja kiinnostuivat tästä mahdollisuudesta. Valo Modern tuo jo valmiiksi erinomaiseen ratkaisuun lisäominaisuuksia, jotka vakuuttivat yrityksen siitä, että olisi viimeinen intranet-ratkaisu, jonka he tarvitsevat. 

L&T on suomalainen yritys, joka toteuttaa kiertotaloutta käytännössä. Yritys työllistää noin 9 000 ihmistä kolmessa eri maassa, Suomessa, Ruotsissa ja Venäjällä, ja suurin osa heistä on kenttätyöntekijöitä kuten siistijöitä, roska-auton kuljettajia ja muita huoltotyöntekijöitä.

L&T:n historia SharePointin kanssa on vaikuttava ja alkoi jo vuonna 2002, jonka jälkeen yrityksellä on ollut käytössään suurin osa SharePointin on-premises -versioista. Viimeksi heidän intransa uusittiin vuonna 2011 räätälöidyllä SharePoint 2010 -versiolla. Osa prosesseista siirrettiin pilvipalveluun jo muutama vuosi sitten, joten nyt oli aika siirtyä seuraavaan vaiheeseen: intranet pilveen ja sen saattaminen jokaisen työntekijän ulottuville. 

Toimihenkilöiden työkalusta kaikkien tietokanavaksi 

Yksi syy intranetin uusimiseen oli tarve saada tietokanava kaikkien työntekijöiden käyttöön riippumatta heidän roolistaan yrityksessä. Aiemmin se oli vain toimistotyöntekijöiden käytössä, mikä johti epäoikeudenmukaisuuden tunteeseen kenttätyöntekijöiden joukossa, sillä he käyvät toimistotiloissa vain harvoin tai eivät lainkaan. 

Ratkaisu tähän oli löytää intranet, jonka käyttö onnistuu helposti myös mobiililaitteilla. Jos intranet rakennetaan on-premises -ratkaisun päälle, mobiiliversion luominen on mahdollista, mutta ei helppoa, eikä välttämättä järkevääkään. 

Kun L&T:n kehityspäällikkö Heikki Tauriainen sai tietää uudesta, modernista SharePointista, hän innostui: tämä oli juuri sellainen ratkaisu, jota he olivat etsineet! 

Viimeinen intramme 

Moderni SharePoint lisättiin vaatimuksissa etusijalle, ja sen jälkeen alettiin kartoittaa sekä käyttövalmiita valmisratkaisuja että muita ratkaisuja. Valo Modern nousi esiin tässä yhteydessä ja sai yrityksen innostumaan entisestään. 

”Kun kuulimme modernista SharePointista ensimmäistä kertaa, yllätyin siitä, kuinka kehittynyt se jo oli. Sitä voi käyttää rinnakkain perinteisen SharePointin kanssa, ja tämän sekä Valo Modernin lisätoimintojen ansiosta olen varma, että tämä on viimeinen intranet, jonka tarvitsemme.” 

Modernin SharePointin päälle rakennettu Valo Modern tuo intraan toiminnallisuuksia, joista käyttäjät takuulla innostuvat! 

Kuinka tämä iso yritys päätyi valitsemaan ratkaisun, joka on vielä lapsenkengissään? 

”Olimme jo pitkään työskennelleet yhdessä Advanian (ent. Sinisen Meteoriitin) kanssa ja rakentaneet luottamusta vuosien saatossa”, Heikki kuvailee vaiheita matkalla yhdeksi Valo Modernin ensikäyttäjistä. ”Olemme tietoisia riskeistä ja siitä, ettei se ole vielä valmis. Järjestelmän uusiminen on kuitenkin joka tapauksessa edessä, joten miksi valita tulevaisuudessa katoava ratkaisu tulevaisuuden ratkaisun sijaan? Moderni SharePoint on nimittäin kevyempi ja ketterämpi kuin perinteinen versio tulee koskaan olemaan.” 

Ei enää kuukausikaupalla räätälöintiä ja testausta

Intranet rakennetaan kokonaan uudestaan ja vain osa vanhoista uutisista siirretään uuteen intraan. Keskiössä on käyttäjäkokemus sekä sisältö, jota työntekijät tarvitsevat ja haluavat. 

Modernin SharePointin päälle kehitetty Valo Intranet antaa yrityksille toiminnot, joita ne tarvitsevat yhteistyön ja sitoutumisen kasvattamiseen intranettinsä kautta. Se on siis nykyaikainen tapa innostaa käyttäjiä! 

L&T:n kehityspäällikkö Heikki Tauriainen 

Projekti käynnistyi sujuvasti ja ympäristö asennettiin nopeasti. Uusien, Valo Modernin lanseerauksen jälkeisten julkaisujen ansiosta tuote on jo kehittynyt edelleen, ja siihen on tullut parannuksia sekä uusia toimintoja, esimerkiksi kehittyneempi hakutoiminto. 

”Yllätyin siitä, kuinka nopeasti uusi intranet saatiin käyttöön verrattuna vanhoihin projekteihin, jotka kestivät useita kuukausia. Nyt asennukset ja asetukset tehtiin muutamassa päivässä ja pystyimme aloittamaan koulutukset heti ilman testausta. On hienoa siirtyä on-premises -ratkaisusta pilvipohjaiseen ja nähdä tulokset saman tien SharePointin mobiilisovelluksessa, joka on ollut suuressa roolissa tässä projektissa heti alusta alkaen.” 

Keskeiset käyttäjät on koulutettu, ja he ovat valmiita esittelemään uuden ympäristön muille työntekijöille. Nyt olemme sisällöntuotantovaiheessa, johon myös työntekijät osallistuvat. Useampien kielien lisääminen myöhemmin on äärimmäisen tärkeää, sillä kenttätyöntekijöiden tausta ja kielitaidot vaihtelevat. 

”Sisällön suunnittelu on ollut tärkeintä tässä uudistuksessa, ja nyt teemme töitä edelleen muutaman toiminnallisuuden parissa ja opettelemme, kuinka uutisia julkaistaan ja kohdennetaan oikein. Lanseerauksen odotetaan tapahtuvan vuoden 2019 helmikuun puolessa välissä.”