Case YSAO: Räätälöity Microsoft-ratkaisu opetuskäyttöön ja projektihallintaan

YSAO:lle rakennettiin projektinhallintaa tukeva oppimisympäristö, jota YSAO nykyään hyödyntää niin opetustarkoituksessa kuin myös organisaation omissa projekteissa. Yhteistyön alussa oli selvää, että YSAO tarvitsi oppimisympäristön, missä opiskelijat saisivat käytännön harjoitusta projektityöskentelystä. Tämän lisäksi toiveissa oli, että samaa oppimisympäristöä voitaisiin hyödyntää myös YSAO:n omissa projekteissa.

“Lähdimme liikkeelle YSAO:n vaatimusmäärittelylistan läpikäynnillä, minkä jälkeen vaatimusten soveltuvuus arvioitiin YSAO:n Microsoft Office 365- sekä Microsoft Azure  -ympäristöissä. Lopulta rakensimme mallipohjaisen PowerApps-sovelluksen ketteriä menetelmiä hyödyntäen. Esittelimme ratkaisua toteutusvaiheessa säännöllisesti YSAO:n edustajille, jolloin he pystyivät vaikuttamaan kehitykseen sekä toteutettaviin ominaisuuksiin”, kuvailee projektin toteuttajana toiminut Juho Kanniainen.

Oppimisympäristö avaimena sujuvaan ja tehokkaaseen projektinhallintaan 

Oppimisympäristö päätettiin rakentaa Microsoft Teamsin ympärille, jota rikastettiin erilaisilla sovelluksilla. Näin syntyi juuri YSAO:n tarpeisiin vastaava alusta, joka auttaa käyttäjiä projektinhallinnassa alusta loppuun saakka. 

“Halusimme täydentää Teamsin valmista ympäristöä erilaisilla järjestelmillä, joita YSAO:n kaltainen iso organisaatio tarvitsee projektinhallinnassa. Luomamme oppimisympäristö on projektinhallintaympäristö, jossa hallinnoidaan projekteja, keskustellaan ja jaetaan työtehtäviä projektin jäsenille. Oppimisympäristömme erityispiirre on, että projektissa tarvittavat järjestelmät löytyvät saman alustan alta”, kertoo Juho. 

YSAO:lla on käytössä kaksi erillistä ympäristöä: toinen opiskelijoille ja toinen omien projektien hallintaan. Opiskelijoiden sovellus on ominaisuuksiltaan yksinkertaisempi, jotta projektinhallintaa on helpompi oppia. YSAO:n oma salkunhallintasovellus mahdollistaa laajasti organisaation kehittämisohjelmien, hankkeiden sekä projektien johtamisen. Samalla alustalla voidaan hoitaa myös muiden organisaatioiden kanssa toteutettavia kumppanuusprojekteja. 

“Nyt voimme opettaa projektien hallintaa ja johtamista nykyaikaisella alustalla. Omien kehittämisprojektien johtaminen on sujuvampaa, ja näemme selvemmin meidän koko kehittämistoiminnan tilanteen aina kun haluamme. Järjestelmä on suoraan yhteydessä tietovarastoomme, joten tieto on ajantasaista ja läpinäkyvää koko organisaatiolle”, lisää YSAO:n Hankepäällikkönä työskentelevä Sulevi Komulainen. 

Ensiluokkaista tiedonhallintaa sekä ajansäästöä toimivalla projektinhallintasovelluksella 

Uusi oppimisympäristö on tuonut YSAO:n toimintaan merkittäviä konkreettisia hyötyjä, kuten ketteryyttä ja ajansäästöä. Lisäksi sovellus on mahdollistanut ammattiopistolle sujuvan tiedolla johtamisen. 

“Epäilemättä oppimisympäristön suurin konkreettinen hyöty on se, että projektinhallinnan manuaalinen työ on vähentynyt ohjelmistorobotiikan avulla. Lisäksi oppimisympäristöstä löytyy samasta paikasta kaikki projektinhallinnassa tarvittava tieto, ja analytiikan rakentaminen on suoraviivaista hyödyntäen Microsoftin Power BI -ratkaisua”, Juho tiivistää. 

Sulevin mukaan YSAO:lla ollaan tyytyväisiä yhteistyöhön sekä projektin lopputulokseen. Tiiviin yhteistyön merkeissä kumpikin osapuoli sai mahdollisuuden oppia uutta. 

“Kehittämisprojektin toteutusaikataulu oli erittäin tiukka, mutta siitä pidettiin kiinni. Projekti oli ammattimaisesti ja tehokkaasti toteutettu, minkä lisäksi mukana olleet asiantuntijat paneutuivat työn eri vaiheen toteutuksiin. Hankkeen aikana dialogi oli aitoa ja rakentavaa. Voimme suositella Advaniaa vastaavien ratkaisujen toteuttajiksi. Onhan seuraava projekti jo paljon helpompikin, kun nyt on moni kuoppa yhdessä koluttu”, Sulevi kiittelee.