Case Adams – Mutkatonta etätyötä digityön kehittämisellä

• Adams otti Microsoft 365 -palvelun käyttöönsä osana modernin työn kehityshanketta 
• Asiakastyö, viestintä, tehtävienhallinta ja aineistojen hallinta ovat nyt keskitetty yhteen paikkaan 
• Koko projekti toteutettiin Adamsin tarpeiden mukaan Mac-ympäristössä 
• Yhteistyö on selkeyttänyt ja tehostanut työntekoa sekä hyödyttänyt koko liiketoimintaa 

Haastattelu toteutettiin osana Valtti x Microsoft-tapahtumaa marraskuussa 2021

Adams on vuonna 1992 perustettu suomalainen mainos- ja markkinointitoimisto. Yritys tekee luovan ja konseptisuunnittelun töitä, ja oman luovan tiimin lisäksi heillä on tuotannollinen tiimi, joka hoitaa markkinoinnin tuotantoprosesseja ja toteutuksia. 

Adams oli uuden haasteen edessä viruspandemian laajentuessa keväällä 2020, ja etätyöhön siirtyminen oli väistämätöntä. Yhdessä tekeminen oli yhtäkkiä haastavaa, viestintä tuntui sekavalta, sisäiset prosessit olivat hajallaan eivätkä vanhat toimintatavat riittäneet. Liiketoiminnan kannalta oli tärkeää selkeyttää digitaalisen työn malleja ja luoda selkeät tavat toimia. 

Adams oli kokeillut Google-ympäristöä vuosia aiemmin, mutta kokemuksen perusteella se ei tuntunut oikealta ratkaisulta. Palvelu ei ollut tuntunut tarpeeksi ammattimaiselta, eikä käyttöönotolle ollut tuolloin hyvää moottoria. 

Yhteistyö alkoi Teamsin tehokkaalla käyttöönotolla 

Adamsilla haluttiin rakentaa toimiva tapa viestiä, hallita työnkulkua ja jakaa dokumentteja. Yhteistyö aloitettiinkin Teamsin tehokkaalla käyttöönotolla. Asiakastöiden ja muun tekemisen keskustelukanavana toimii nyt yksi yhteinen paikka. Kaikki tarvittava on Teamsissa helposti saatavilla, ja käyttökokemus on ammattimainen. Tyypillisesti Adamsin asiakkaat käyttävät myös Microsoft -ympäristöjä, joten integroituminen palveluprosessissa heidän kanssaan on helpompaa. Microsoft 365 -palveluun siirtyminen on Adamsin kokemuksen mukaan ollut hyvä ratkaisu. 

”Olemme pystyneet tehostamaan toimintojamme ja keskittymään olennaiseen. Jokainen ei sählää joka puolella, Googlessa tai ties missä servereillä, jossa materiaalia on aiemmin ollut. Käytännössä katsoen kaikki yrityksen tieto on siirretty nyt samaan paikkaan, mistä kaikki pystyvät hyödyntämään sitä ja toimimaan yhdessä. Olemme oppineet toimimaan yhtenäisellä tavalla työympäristössämme”, kertoo Mari Wiberg Adamsin Account & Project Director ja partneri. 

”Meillä on ollut äärimmäisen hyvä konsultti Advanialta. Haluan erityisesti mainita Jussi Sivosen, joka on todella keskittynyt liiketoimintaamme, ja siihen miten Adamsissa on aiemmin toimittu. Hän on ollut vahvasti mukana kehitystyössä ja toimintatapojen muuttamisessa. Lisäksi kaikki kehitystyö on tehty erityisesti Mac-ympäristömme huomioon ottaen. Advanian Apple-tuntemus on ollut projektin onnistumisen kannalta tärkeää. Luovan työn tekeminen virtuaalisesti on haastanut meidät, mutta olemme löytäneet hyvin toimivia tapoja työskennellä paikasta riippumatta”, täydentää Mari. 

Microsoft 365 -palvelu laajasti liiketoiminnan käyttöön 

Kokonaisuudessaan digitaalisen työn kehityshanke toi Adamsin käyttöön monia Microsoft 365 -palvelun ratkaisuja. Teamsin lisäksi Adams otti käyttöön tehtävänhallintaohjelma  Plannerin, jonka avulla saatiin tehostettua yhteisten töiden edistämistä. Näin Adams sai helpotusta työn koordinointiin sekä käyttäjä- että esimiestasolla, ja olennainen tieto on reaaliaikaisesti kaikkien saatavilla. Adamsilla hyödynnetään nyt myös OneDrive-pilvitallennustilaa. Yrityksellä on käytössä Mac-laitteet, joihin synkattiin yhteiset asiakastyöt pilvestä suoraan kaikkien koneille. Asiakasyritykselle rakennettiin myös SharePointin päälle pilviarkisto, jonne aineistot on helppo viedä aina projektin päätyttyä. 

”Koko projekti ja sen käyttöönotto on tehty täysin etänä. Projektia on tehty hyvällä asenteella, ja työn teon tehokkuus on parantunut merkittävästi. Olemme saaneet aitoa hyötyä liiketoiminnallemme”, Mari summaa. 

Alkuperäinen teksti on julkaistu sivulla www.valtti.com