Hyvä pelikirja modernin työn tarpeisiin parantaa tyytyväisyyttä ja tuottavuutta

Sujuva digitaalinen työpäiväkokemus takaa tyytyväisen henkilöstön ja yrityksen tuottavuuden. Onnistumisen avuksi ja ongelmien välttämiseksi kannattaa laatia järjestelmällinen pelikirja. Se varmistaa esimerkiksi, että kaikilla on käytössään oikeat sovellukset ja että rutiinit eivät syö aikaa. Mistä oikein on kyse ja miksi?

Modernin työn arkipäivään kuuluu runsaasti digitaalisia työkaluja laitteista sovelluksiin. Niiden käyttö on välttämätöntä likimain joka tehtävässä joka alalla. Ongelmia kuitenkin esiintyy paljon – seurauksena kärsivät niin työpäiväkokemus kuin organisaation tuottavuus ja asiakaskokemus.

”Tyypillisimpiä ongelmia ovat rajoitettu pääsy resursseihin, järjestelmien käytön osaamattomuus tai dokumentinhallinnan ja viestintäkanavien hajanaisuus. Silloin työtehtävien suorittaminen kestää pidempään ja se voi vaikuttaa palvelutasoon. Hintaa tällaiselle on vaikea laskea, mutta se on kumulatiivinen”, sanoo Advanian konsultti Katja Karjalainen.

Hän rakentaa asiakkaille muun muassa intranettejä ja vetää työpajoja, joissa käydään läpi eri sovelluksia ja järjestelmiä ja niiden haltuunottoa.

”Hyvin tärkeää on kartoittaa, mitä teknologiaa koskevia kipupisteitä työntekijät kokevat tällä hetkellä. Saadun tiedon avulla voidaan sitten mennä kertomaan, että näin työsi sujuisi mukavammin. Jos ei pysty viestimään hyötyjä ihmiselle, mikään ei muutu.”

Kipupisteenä ohjelmistojen lisensointi

Viime aikoina kipupisteinä ovat korostuneet lisensointiin liittyvät asiat. Lisensoinnin kustannukset vaikuttavat paljon siihen, millaisia työvälineitä henkilöstölle tarjotaan – mukaan lukien se, keille kaikille tiettyjä lisenssejä aktivoidaan ja keille ei.

”Tuloksena uhkaa syntyä eriarvoistumista. Osalla saattaa olla saatavilla kaikki, mitä voi keksiä, kun taas osa ei saa välttämättä edes sähköpostia. Samaan aikaan tiedetään, mitä sovelluksia olisi parasta käyttää tehtävien hoitamiseksi, mutta kustannussyistä tätä parasta ei voida toteuttaa”, Karjalainen kertoo.

Pahimmillaan pihistely johtaa ristiriitaan intranettien toteutusta ohjaavan idean kanssa: Sen mukaan jokaisen tulisi kirjautua sisään itsenään ja osallistua organisaation kehittämiseen ja toimintaan eri kanavilla. Ilman myönnettyä identiteettiä tämä on mahdotonta.

Isossa organisaatiossa saattaa kuitenkin olla paljon eri yksiköissä hankittuja lisenssejä hyödyntämättä – ne vain tulisi ottaa käyttöön. Lisenssikuluissa säästöä voi tulla myös siitä, jos osa työntekijöistä pärjääkin ilman työpöytäsovelluksia pilvipohjaisilla versioilla.

Harmeina osaamattomuus ja tiedon hajanaisuus

Edes parhaat laitteet ja sovellukset eivät automaattisesti tuota hyvää työpäiväkokemusta. Niitä pitää myös osata käyttää oikein.

”Koulutusta kannattaa järjestää, koska vajavainen taito välineiden käyttöön aiheuttaa paljon aikahukkaa. Esimerkiksi Excelissä on monta tapaa päästä samaan lopputulokseen. Yksi pääsee siihen salamana, toinen parissa tunnissa. Tällaisen osaamattomuuden hinta on suuri, vaikka se ei näy missään”, Katja Karjalainen kuvailee.

Ohjeistusta tulisi viestiä tehokkaasti, mutta itse viestintäkanaviin, dokumentteihin ja tiedostojen tallennuspaikkoihin liittyy toisenlainen kipupiste. Viestejä risteilee esimerkiksi sähköpostissa, Teamsissä, Slackissä, Yammerissa ja intranetissä. Tiedostoja taas löytyy Teamsistä, OneDrivestä, intrasta ja perinteisiltä verkkolevyiltä. Runsaudenpula voi johtaa hämmennykseen.

”Usein viestinnän ja dokumentinhallinnan käytännöt ovat organisaatiossa pitkälti perimätietoa. Sen turvin vanhat työntekijät pärjäävät, mutta uudet ihmiset ovat pulassa. Kaikilla järjestelmillä on oma roolinsa, mutta on hyvin tärkeää, että organisaatiot linjaavat nämä roolit.”

Pelikirja takaa hyvän työpäiväkokemuksen

Onnistunut työpäiväkokemus vaatiikin suunnitelmallista otetta ja koko päivän eri käänteiden huomiointia. Monesti sysäyksen antaa uusien työvälineiden käyttöönotto.

”Ratkaisuna on laatia pelikirja, jossa kerrotaan, mitä työkaluja on tarkoitus käyttää ja miten. Kannattaa myös noudattaa huoneentauluajattelua. Helposti intrasta löytyvästä huoneentaulusta saa aina nopeasti ohjeen, miten toimia”, Karjalainen evästää.

Ylimmän johdon tukea muutoksessa hän pitää äärimmäisen tärkeää. Johdon pitää näyttää mallia omalla esimerkillään.

”Kun työtä aletaan tehdä uudella tavalla, siinä pitää olla hyvää ryhmäpainetta. Ihmisissä ei resonoi, jos heille sanotaan, että heidän halutaan olevan tehokkaampia. Se resonoi, kun kerrotaan hyvällä tavalla, että näin suoriudutte rutiineista helpommin ja saatte keskittyä olennaiseen paremmin”, Katja Karjalainen sanoo.

Tämä teksti on alunperin julkaistu Kauppalehden kumppanisisältönä.

Tutustu palveluihimme:

Intranet, tiimityö- ja dokumentinhallinta ->

Microsoft 365 -ratkaisujen hyödyntäminen ->