Microsoft Stream poistuu – videoille on rakennettava uusi koti

Microsoft Stream -videopalvelu poistuu asteittain vuoden 2024 alkuun mennessä. Jo toukokuussa 2023 tulee vastaan raja, jolloin uusia videoita ei voi enää ladata. Organisaation sisäisille videoille onkin rakennettava uusi kotipesä, sillä Microsoft luopuu videoportaaliajatuksesta kokonaan. Nyt on mietittävä, miten videoita ja kokoustallenteita jatkossa sisäisesti tallennetaan ja jaetaan.

Microsoft julkaisi alkuvuodesta uutisen perinteisen Stream-videopalvelun lopettamisesta. Uudistusta on pohjustettu jo pari vuotta. Nykyisen Streamin sulkemisen taustalla on Microsoftin ajatus kohdella videosisältöjä jatkossa samalla lailla kuin muitakin dokumentteja, kuten Word- tai Excel-tiedostoja.

Classic Stream -videopalvelun sulkeminen tapahtuu vaiheittain:

• Käyttäjät eivät voi ladata uusia videoita Stream-palveluun enää 15.5.2023 jälkeen.
• Yammer Live Events -lähetyksiä ei voi enää järjestää 15.9.2023 jälkeen.
• Palvelu poistuu käytöstä 15.10.2023.
• Organisaatiolla on mahdollisuus pidentää käyttöaikaa neljällä kuukaudella, jolloin Stream Classic poistuu täysin käytöstä 15.2.2024. Käyttäjät eivät tämän jälkeen pääse enää Stream Classiciin.

Minne videot jatkossa tallennetaan?

Classic Streamin tilalle ei ole tulossa uutta videoportaalia, vaikka Microsoft kutsuukin korvaavaa tapaa Stream on Sharepoint -nimellä. Käytännössä videot ja kokoustallenteet tallennetaan SharePoint-sivustoille tai OneDrive-sijainteihin. Kun videot jatkossa tallennetaan muiden tiedostojen lailla tiedostokirjastoihin, voidaan niissä käyttää samoja metatietoja ja jakamiskäytäntöjä kuin muissa dokumenteissa.

Videoiden jakaminen tapahtuu Microsoftin vision mukaan SharePoint-sivustojen kuten intranetien avulla tai kohdennetusti Teams-työtilojen kautta. Yksittäisten videoiden jakaminen henkilökohtaisten OneDrive-sijaintien kautta on toki mahdollista, mutta organisaation laajuisten materiaalien julkaisemiseen käytäntö ei ole kovin kestävä. Jos videon jakanut henkilö poistuu talosta, ei tallenteeseen ole enää muilla pääsyä.

Jokaisen organisaation pohdittava uudet sijainnit

Stream Classicin poistuminen tarkoittaa organisaation sisäisten videoiden osalta uudelleen suunnittelua: kuka videoita tallentaa, minne videot tallennetaan ja missä ne julkaistaan. Aiemmin kuka tahansa on voinut tallentaa oman videonsa tai kokoustallenteensa videoportaaliin muiden löydettäväksi ja katsottavaksi. Nyt käyttöoikeudet ja julkaisuoikeudet pitää miettiä sopimaan intranetin hallintamallin kanssa yhteen.

Vaihtoehtoja videoiden uudeksi kodiksi on monta, ja lopputulokseen vaikuttaa organisaation totutut tavat hyödyntää tallenteita organisaation sisäisessä viestinnässä. Nämä tavat on hyvä tarkistaa ja mukauttaa yhdenmukaiseksi uuden Stream on SharePoint -palvelun kanssa.

SharePoint-pohjaisissa intraneteissä videot on julkaistu Stream Classic -portaalin kautta upottaen videot osaksi sivuja Stream-verkko-osan avulla. Tuo tuttu verkko-osa poistuu, mutta upotusmahdollisuuksia on lukuisia; tiedostojen katseluohjelmalla, korostetulla sisällöllä tai vaikkapa nostamalla tiedostokirjasto esiin saadaan aikaan näyttäviä videoupotuksia ja -listauksia.

Meillähän on täällä videoita! Mistä lähteä liikenteeseen?

Nyt on korkea aika varmistaa, että oman organisaation viestintä videoiden välityksellä jatkuu saumattomasti myös tulevaisuudessa.

1. Selvitä paljonko videoita Stream Classic -palvelussa on. Tämän voit tehdä skannaustyökalulla.
2. Analysoi tilanne skannausraportin avulla.
3. Laadi suunnitelma videoiden uudeksi tallennuspaikaksi tai -paikoiksi. Tarvittaessa luo uudet sivustot tai kirjastot.
4. Siirrä videot Microsoftin migraatiotyökalun avulla.

Jos kaipaat apua organisaatiosi videoiden analysointiin tai parhaan uuden ratkaisun luomiseen, ota meihin yhteyttä!