Ovatko yrityksesi Power Automate -työnkulut hukassa vai hallinnassa?

Tässä kirjoituksessa avaan, mikä Power Automate oikein on ja annan vinkkejä yleisimpien sudenkuoppien välttämiseen Power Automaten hallinnassa. Saat myös vinkkejä siihen, miten työnkuluista saa mahdollisimman hyödyllisiä ja tuottavia.

Power Automate lyhyesti

Microsoftin Power Platform -palveluun kuuluvalla Power Automate -työkalulla voidaan ketterästi digitalisoida ja automatisoida lukuisia yrityksen prosesseja. Power Automate mahdollistaa myös Microsoft 365 -tuotteiden ja palveluiden sujuvan kommunikoinnin ja datan käsittelyn keskenään. Power Automate mahdollistaa myös ohjelmistorobotiikan (RPA) hyödyntämisen, jonka avulla voidaan automatisoida yrityksen ”työpöytätyönkulkuja”.

Power Automate -työnkuluista saa parhaimman hyödyn ja toimintavarmuuden irti aktiivisilla omistajilla ja ylläpitäjillä. Mikäli aktiivisia omistajia ja ylläpitäjiä ei yrityksestä löydy, saattaa tämä vaikuttaa työnkulkujen kautta kriittisesti yrityksen toimintaan ja talouteen.

Mikäli Power Platform ei ole teknologiana sinulle entuudestaan tuttu, voit vaivattomasti tutustua aiheeseen täällä! Alustan tuomista hyödyistä yrityksille voit lukea lisää elokuussa 2022 julkaistusta The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Platform Premium Capabilities -raportista.

Miksi Power Automate jää usein hyödyntämättä ja mitä riskejä tähän liittyy?

Joskus yrityksessä on toteutettu Power Automate -ratkaisuja, joihin ei ole syystä tai toisesta enää ylläpidollista kyvykkyyttä. Tähän voi olla syynä esimerkiksi toimittajan vaihdos, alkuperäisen toteuttajan lähteminen yrityksestä tai se, ettei yrityksellä ole resursseja kouluttaa uusia omistajia ja ylläpitäjiä Power Automate -työkalulla tehdyille työnkuluille.

Kenties yrityksessä ei enää ole tietoa ja ymmärrystä siitä, mitä kaikkea automaatiot hoitavat tai mitä niiden pitäisi tehdä. Osa automaatioista saattaa olla jopa liiketoimintakriittisiä, jolloin ymmärryksen ja ylläpitäjien puute automaatiosta voi aiheuttaa yritykselle vakaviakin ongelmia.

Aika ajoin kohtaamme tilanteita, joissa automaatioita on rakentanut ja ylläpitänyt yrityksen sisäinen työntekijä. Homma on kuitenkin paisunut, ja ylläpidon toimenpiteisiin tarvittaisiin selvästi lisää tukea ja apua. Power Apps -sovelluksia saattaa olla kymmeniä ja työnkulkuja parhaimmillaan (pahimmillaan) useita satoja. Tällaisissa tapauksissa myös työnkulkujen jatkokehitys on liian raskasta ja monimutkaista yhden ihmisen hoidettavaksi.

Luodut työnkulut ovat saattaneet liittyä esimerkiksi raportointiin, asiakirjojen hallintaan tai erilaisiin ilmoituksiin: asiakirja vanhenee, mutta käyttäjät eivät saa siitä tietoa, tai jokin raportti lakkaa kokonaan näkymästä. Asioiden selvittely voi olla erittäin aikaa vievää ja se syö työn tehokkuuden pois sieltä missä sitä pitäisi olla.

Erilaisia sovelluksia ja ratkaisuja käyttöönotettaessa on syytä muistaa sovellusten ja ratkaisujen tarve ylläpidolle sekä omistamiselle. Mikäli käyttäjä poistuu yrityksestä, työnkulut jäävät helposti kokonaan ilman omistajaa. Tällaisissa tapauksissa käyttöoikeudet tunnuksille ja automaation hyödyntämiin liittimiin voivat päästä vanhenemaan, mikä johtaa siihen, että työnkulut lakkaavat toimimasta. Ilman omistajaa tai sille nimettyä tiimiä käytetty teknologia jää helposti paikoilleen, uusia Microsoftin tarjoamia ominaisuuksia ei oteta enää käyttöön eikä uusia innovaatioita hyödynnetä lainkaan.

Miten ottaa Power Automate -työnkulut takaisin hallintaan ja automaatio takaisin hyötykäyttöön?

Tähän olemme keränneet listan toimenpiteitä, jotka yrityksessä voidaan tehdä itse työnkulkujen takaisin hallintaan saamiseksi. Myös me täällä Advanialla voimme auttaa työnkulkukokonaisuuden hallinnan takaisin saamisessa.

• Prosessien kartoittaminen (mistä kokonaisuudessa on kyse, mitä työnkulkuja on jo olemassa) ja prosessien dokumentointi, mikäli dokumentointia ei ole tehty tai se on puutteellista.
• Jokaisella työnkululla tulee olla aktiivinen omistaja.
• Varmista, että prosessit ovat osa Power Platform -hallintamallia ja sovellusten elinkaaren hallintaa.
• Parhaiden käytäntöjen käyttöönotto. Käytäntöjen tärkeys korostuu sitä enemmän, mitä bisneskriittisempiä ratkaisut ovat.

Miten varmistaa työnkulkujen toiminta ja huoltovarmuus jatkossakin?

1. Dokumentoi kaikki työnkulut ja kuvaa selkeästi, mitä kussakin työnkulussa tapahtuu. Varmista, että dokumentaatiossa käy ilmi työnkulun omistajat, kehittäjät ja integraatiot. Hyödynnä myös työnkulkujen askelkohtaisten muistiinpanojen ja kommenttien käyttöä epäselvissä tai monimutkaisissa kohdissa. Näin varmistat sujuvamman ylläpidon ja tiedon siirron kehittäjältä toiselle.
2. Varmista, että Power Platform -hallintamalli on ajan tasalla ja että kriittisissä ja monimutkaisissa toteutuksissa on asianmukainen sovellusten elinkaaren hallinta (ALM). Hallintamalli takaa datan tietoturvan ja oikeat käytänteet, jotta ympäristöt pysyvät selkeinä, eikä vahinkoja tai epäselvyyksiä pääse tapahtumaan.
3. Huolehdi, että kullakin työnkululla on selkeästi määritelty omistaja ja varahenkilö tai -taho. Hyvien käytäntöjen mukaista on pitää työnkuluissa palvelutunnusta. Palvelutunnustenkin omistaja tulee olla tiedossa.
4. Hyödynnä Center of Excellence -työkalupalettia tarpeen mukaisesti. Center of Excellence (CoE) tarjoaa kattavamman raportoinnin mm. työnkuluista.

Kun työnkuluilla on aktiiviset omistajat ja ylläpitäjät, työnkulut parantavat digitaalista työpäiväkokemusta, tehostavat työntekoa sekä tuovat yritykselle taloudellista hyötyä nopeutuneiden ja helpottuneiden prosessien myötä.

Advanian Power Platform -tiimin tavoitteena on luoda parhaat mahdolliset ratkaisut moderneja, ketteriä ja kustannustehokkaita ratkaisuja käyttäen eri liiketoiminnan tarpeisiin. Hyödynnämme laajasti Power Platform-, M365- ja Azure-kyvykkyyksiä. Mikäli koet että meistä voisi olla teille hyötyä Power Automaten käyttöönotossa, hallinnassa tai muussa ylläpitämisessä niin ota meihin rohkeasti yhteyttä!

Lue myös: Power Automate – tehoa liiketoiminnan prosesseihin

Low code -ratkaisuja viestintään ja työpäivän sujuvuuteen: